财务共享费用报销系统优化研究

陈楠楠

摘要：完善财务共享费用报销系统可以简化和加速企业的报销流程，有助于提高财务管理效率、增强数据准确性、促进内部协作和沟通,并加强内部控制和合规性。本文以完善财务共享费用报销系统的重要性作为研究出发点，分析了财务共享费用报销系统存在的问题，并提出了相应的对策建议。通过本文的研究为

关键词：财务共享；费用报销系统；优化

1.完善财务共享费用报销系统的重要性

首先,完善财务共享费用报销系统可以大大简化和加速企业的报销流程。传统的手工报销流程通常涉及大量的纸质文档、烦琐的填写和审批过程,这不仅会耗费大量的时间和资源,还容易出现信息传递延误,且人工填写和审批过程中的疏忽及错漏不可避免。通过引入自动化和数字化的财务共享费用报销系统,企业可以实现自动化的费用报销申请与审核,大大节省时间和人力成本,提高财务工作的效率和质量。其次,完善财务共享费用报销系统可以提高费用报销数据的准确性和可靠性。在传统的费用报销流程中,需要人工填写和处理费用报销的相关资料、票据和表格,在这个过程中容易出现数据录入错误或遗漏,导致财务数据不准确和不完整。而财务共享费用报销系统通过自动化的数据录入、信息校验和自动审批等模式,可以大大避免人为错误,提高数据的准确性和完整性,这不仅为企业提供了可靠的财务数据,还为各项管理决策的制定提供了更加可靠的依据。再次,完善财务共享费用报销系统可以增强企业内部的沟通与协作。在传统的报销流程中,费用报销数据分散在企业的各个部门或分支机构,信息传递和协调方面存在着极大的困难。而财务共享费用报销系统通过集中管理和实时共享报销数据,打破了部门之间的信息孤岛,促进了内部部门的协作和沟通,各个部门可以更加方便地共享和查看报销信息,提高工作效率和协同工作的能力,进而推动整个企业的运转效率和市场竞争力的提升。最后,完善财务共享费用报销系统有助于提高企业的内部控制和合规性。在传统的人工费用报销模式下,受人为因素的影响,费用报销过程中不可避免存在着一定的错漏,一些人员在费用报销时存在侥幸心理,以弄虚作假的形式进行虚假报销,而人工审核不能及时发现和避免这些问题。通过系统化的报销流程和审批机制,可以有效地防止内部舞弊和滥用资金的情况,财务共享费用报销系统可以记录和审计报销过程的每一步操作,提高审计工作的可追溯性,这有助于企业建立健全的内部控制体系,并确保费用报销流程符合相关法规和合规性的要求。

2.财务共享费用报销系统的现状及问题分析

2.1信息化程度不足

首先,在数据采集和录入方面,财务共享费用报销系统中数据采集的自动化程度较低,依赖手工操作和纸质报销单据的填写和提交,容易导致数据错误和报销时间的延误,增加了处理时间和成本。同时,纸质文档容易丢失或损坏,造成重要信息的遗失,给费用报销带来了诸多不便。其次,在数据存储和管理方面,财务共享费用报销系统缺乏高效的电子化数据存储和管理系统,传统的纸质文档存档方式占用大量物理空间,难以检索和更新信息,缺乏自动化的数据整理和分类功能,财务人员需要花费大量时间对报销数据进行整理和分类,大大降低了费用报销的工作效率。再次,在安全性和隐私保护方面,信息化程度不足可能导致财务共享费用报销系统的安全性和隐私保护措施不够完善,系统容易遭受黑客攻击、非法访问和网络病毒的侵害,造成信息泄露、被窃取等风险。同时,对于系统管理机制和审计功能的权限不明晰,可能导致未经授权的人员访问敏感的财务数据,增加了数据泄露和欺诈等风险。最后,在系统集成和数据交换方面,信息化程度不足可能导致费用报销系统无法与企业的其他办公系统进行有效的集成和数据交换,使得信息的共享不足,造成报销数据的重复录入或数据信息的不统一,增加了审查的工作量,也容易引起诸多错漏。缺乏自动化的工作流程和通知机制,也可能导致报销流程的延误和信息的丢失。

2.2存在合规风险

首先,财务共享费用报销系统中缺乏有效的合规控制和审计机制,可能导致违规行为的发生。例如,系统中缺乏对报销审批流程的严格控制和过程监督,容易导致虚假报销、重复报销、非法报销等违规行为的出现。其次,财务共享费用报销系统中的隐私保护措施不足,增加了数据泄露和信息被篡改的风险。财务共享费用报销系统中涉及大量私密的财务数据和个人信息,如银行账号、身份信息、报销单据等,如果报销系统的安全防护措施不到位,对数据加密、访问控制、审计监督等功能的应用不足,会增加黑客攻击和内部人员滥用权限等风险,导致数据泄露、身份盗用等合规问题。此外,财务共享费用报销系统中缺乏合规规范和标准的引入和执行,也会增加合规风险。例如,财务共享费用报销系统的设计和应用没有深入研究相关的法律法规要求,如税务规定、财务准则等,就可能导致财务报表的不准确性和违规行为的发生。如果企业忽视了对费用报销系统的合规性评估和监控,也会使公司面临法律诉讼、罚款等风险。最后,财务共享费用报销系统缺乏完善的审计功能,对费用报销过程的审计和监督不到位。审计是保证费用报销合规性的重要手段,通过对财务共享费用报销系统的操作流程和数据信息进行审计,可以发现违规行为和潜在的合规风险,而在当前的报销系统中缺乏系统自动记录和跟踪操作日志、审计审批流程等功能,对违规行为的监控能力较弱,进一步增加了合规风险。

2.3业财融合不足

首先,财务共享费用报销系统中业务流程和财务流程之间缺乏有效的衔接和整合,报销系统只专注于报销流程的处理,忽略了与其他业务系统的无缝对接,导致业务数据和财务数据之间的断层,使得财务人员难以获得全面和准确的财务信息。其次,财务共享费用报销系统未能充分利用业务数据支持财务决策和分析,在财务共享费用报销系统中没有将业务指标和财务指标进行关联,无法将费用报销数据与企业业务运营数据相结合,从而影响了对企业财务状况和业务绩效的综合分析和判断,使得财务部门难以准确评估业务活动对财务绩效的影响,限制了财务部门在经营决策中的作用。再次,财务共享费用报销系统中缺乏对业务流程的自动化支持。业务流程和财务流程的衔接依赖人工操作和手动数据录入,导致报销流程的效率较低,人工操作也容易引起诸多错漏；同时,系统中缺乏自动化的业务流程和工作流程,例如审批流程、提醒通知等,使得费用报销不及时,增加了财务处理的工作量和时间成本。最后,财务共享费用报销系统中的财务分析和报表功能有待完善,无法满足对财务数据进行深入分析和利用的需求。例如,财务共享费用报销系统中缺乏灵活的财务报表设计和自定义功能,无法根据不同的财务分析需求生成准确、清晰的报表,限制了财务部门对财务数据的深入分析和对业务部门提供准确的财务报告的能力。

3.完善财务共享费用报销系统的实践策略

3.1梳理财务共享费用报销系统的功能设计

财务共享费用报销系统的设计和应用应当满足财务与业务等职能部门的办公需求,系统的设计应当重点考虑以下几个方面,以确保系统的高效性、准确性和安全性。第一,财务共享费用报销系统应具备完善的数据采集和录入功能,通过引入电子化的报销单据和在线填写的提交方式,可以减少人工操作和数据错误的可能性,系统应提供清晰、易于操作的界面和较为完整的逻辑验证,确保报销人员能够根据指引正确地填写和提交报销信息。同时,系统应设立有效的数据审核机制,对报销数据进行在线审查和验证,以保证数据的准确性和真实性。第二,财务共享费用报销系统应具备强大的自动审批和流程控制功能,通过设置明确的审批流程和权限控制,可以确保报销流程的合规性和准确性；同时,系统应支持多级审批和审批人员的动态调整,以适应企业不同的组织架构和费用报销需求；此外,系统应提供实时的审批状态跟踪和提醒功能,报销人员能够在线查询费用报销的进度,提高流程的透明度和费用报销的效率。第三,财务共享费用报销系统应具备全面的财务管理功能。系统应支持财务数据的分类、汇总和分析,提供灵活的财务报表设计和报表生成功能,以满足不同层级和部门的财务报告需求；系统还应支持预算控制和费用分摊功能,以便财务部门对费用进行监督和管理。同时,系统应提供财务指标和业务指标的关联分析功能,以支持财务决策和各部门的绩效评估。第四,财务共享费用报销系统的安全性和隐私保护措施应当有所保障。系统应采用安全的身份验证机制,如多因素身份验证、单点登录等,以保护用户的身份和权限；系统应具备数据加密和访问控制功能,确保财务数据和个人信息的安全。此外,系统应设立完善的审计功能,记录和跟踪用户的操作行为,以便发现潜在的安全漏洞和违规行为。

3.2财务共享费用报销系统的架构设计

财务共享费用报销系统是一个复杂的技术体系,由多个组件和模块共同组成,以实现高效的费用报销流程,系统的架构包括前端用户界面、后端服务器、数据库和其他辅助组件。前端用户界面是系统的用户接口,允许用户通过浏览器或移动应用程序访问系统,用户可以登录系统、填写报销申请、上传费用凭证,并查看报销状态和历史记录,前端界面通常采用现代的Web技术,提供友好的用户体验和响应式设计。后端服务器是系统的核心,负责处理用户请求、验证身份、执行业务逻辑和与数据库进行交互,后端服务器可以接收来自前端界面的请求,并根据用户的权限和角色执行相应的操作,后端服务器通常采用分布式架构,可以通过负载均衡将请求分发给多个服务器实例,以提高系统的可扩展性。数据库是存储系统数据的关键组件,保存了用户信息、费用报销申请、费用凭证、审批记录和其他相关数据。数据库可以采用关系型数据库管理系统,也可以使用NoSQL数据库,通过合理的数据模型设计和索引优化,数据库能够快速地检索和更新数据。此外,财务共享费用报销系统还包括一些辅助组件,用于增强系统的功能和性能。例如,身份认证组件用于验证用户身份和授权访问权限,可以使用常见的认证协议和技术,系统还可能集成第三方服务,如邮件通知服务、支付网关和短信网关,以实现自动化的通知和支付功能。整个财务共享费用报销系统的架构是一个分层结构,不同层之间通过API进行通信,前端界面通过API发送请求给后端服务器,后端服务器处理请求并与数据库交互,这种松耦合的架构使得系统的不同部分可以独立开发、测试和扩展,同时提供了更好的可维护性和可扩展性。

3.3财务共享费用报销系统的合规管理

第一,合规管理要求建立明确的制度和操作规程,以规范费用报销的要求和限制,包括明确规定费用报销的类型和金额限制,以及需要提供的支持文件和审批流程,确保费用报销政策符合当地税务法规和财务规定,并遵循企业内部控制要求。第二,合规管理需要制定合理的授权和审批制度,确保费用报销的合法性和合理性,包括明确规定具有费用审批权限的人员,加强对相关政策和法规的研究学习,建立审批流程和分层管理制度,以确保费用报销经过合理审核。第三,合规管理应建立完善的文件管理和保存制度,在费用报销过程中报销人应当提交完整的发票、收据和其他支持文件,并确保这些文件资料的真实性和完整性；合规管理还要求建立科学的文件保存期限,并采取安全措施保护这些数据资料的机密性和完整性。第四,合规管理要进行定期的内部审计和风险评估。通过内部审计可以评估费用报销系统的合规性和有效性,并发现潜在的问题和风险；风险评估可以帮助识别潜在的欺诈行为和不当行为,并采取相应的措施进行预防和应对。

参考文献：

[1]曹瑞花.加强财务管理,提高经济效益[J].科技经济市场,2014(07)

[2]彭岩.论财务管理对企业管理的重要性[J].中外企业家,2015(25)

[3]王进平.论财务智能化对企业财务部门的影响[J].财会学习,2021(31)

[4]张思亚.大数据时代下企业财务管理的创新研究[J].中国集体经济,2021(33)

[5]张庆明.财务管理在企业管理中的重要地位及其发挥途径[J].黑龙江科技信息,2009(12)

[6]沈凯军;傅东.打造完美财务管理之我见[J].中国总会计师,2010(02)

[7]戴学增.激活财务管理的中心作用之浅见[J].煤炭企业管理,1997(02)

[8]张苇,华金秋,张驰.财务管理在民营企业中的作用[J].广西会计,2000(01)