提高企业、事业单位文件管理效率的研究

魏勤

摘要：企事业单位文件管理指的是对企业或事业单位产生的各类文件进行组织、归档、检索、保存和销毁的管理活动。这些文件包括各类合同、会议记录、报告、决策文件、业务凭证等等，是企事业单位日常运营和管理的重要信息载体。文件作为企事业单位重要的信息载体，通过文件管理，可以确保信息的完整性、准确性和可靠性，防止信息丢失或被篡改，还可以提供及时、准确的信息支持，为组织决策者提供有力的参考依据，促进决策的科学性和合理性。在本文分析中，先介绍了文件管理现状，之后探讨了文件管理效率提升的措施，供借鉴。

关键词：企事业单位；文件管理；现状；高效措施

引言

近些年，我国各企事业单位对于文件管理的重视度不断提升，也在这项工作中投入了更多的精力和时间。但从现状来看，文件管理效果仍然差强人意，主要原因是信息化水平低、管理过于混乱、相关人员水平也亟待提升。对此，有必要结合文件管理现状，针对性探索高效化开展文化管理工作的方式方法。这方面需要从信息化、制度建设和人员培训等方面入手，逐步提升文件管理水平，以适应信息化和数字化发展的潮流，有效解决管理现状问题。

1 企事业单位文件管理现状

1.1 信息化水平低

全面到来的信息化时代，给社会、给各行各业带来了极深远的影响。尤其是企事业单位内部管理方面，各种依据信息技术的软硬件得到了高效利用。然而，从文化管理方面来看，许多企事业单位的文件管理仍然以传统的纸质文件为主，信息化水平相对较低[1]。工作中，电子文档管理系统的使用不普及，文件存储、检索和分享依赖于传统的手段。这主要是因为企事业单位未能充分利用信息技术，文件管理仍以纸质为主，导致文件存储效率低、检索速度慢、难以实现远程协同工作。缺乏有效的数字化手段，增加了管理的成本和复杂性。

1.2 管理相对混乱

任意一项管理工作的开展中，不可或缺的重要指导性、规范性文件就是管理制度，只有依据该制度有序推进管理工作，工作效果才会达到预期。但是在文件管理方面，部分企事业单位存在文件制度不健全、执行不力等问题，导致管理相对混乱，不仅无法实现高效化、高质量的管理，同时也会使得这项管理工作形同虚设，加上文件的分类标准不一，归档和检索流程不清晰，所以也容易出现文件遗失或重复存档等问题[2]。另外，在缺乏明确文件管理制度和规范的情况下，各部门可能各自为政，文件分类标准不统一，同一份文件可能被多次存档，或者在需要时无法准确找到。这导致了工作效率的降低和管理混乱。

1.3 人员水平待提升

人在任何一项工作中都占据着重要的主体位置，也承担着较大的责任。在文件管理中，缺少专业性人员参与这项工作的情况下，必然会影响工作效果。所以，近些年越来越多的企事业单位在内部人员培训上提高了重视度。但需要注意，由于部分或个别企事业单位对于文件管理的重视度不够高，所以也未能做好专项培训工作，导致管理人员在文件管理方面的专业知识和水平相对较低，对于先进的文件管理理念和技术了解不足，难以科学引导和推动文件管理工作[3]。同时，文件管理人员在文件分类、归档、销毁等方面的专业知识相对不足，导致工作开展的意义随之丧失，同时也使得文件管理工作无法跟上时代的步伐，也不能满足企事业单位工作需要，最终影响了管理水平和工作效率。

2 提高企事业单位文件管理效率的措施

2.1 加快文件管理的信息化建设

随着信息化的不断发展，文件管理也要向信息化管理转型。信息化是提高文件管理效率、降低管理成本的关键。通过采用先进的信息技术，可以实现文件的数字化、网络化、智能化管理，提高文件的检索、存储和共享效率，减少文件管理的人力资源和成本，从而构建高效化的文件管理模式和流程。企事业单位文件管理的信息化建设中，首要之处是引入电子文档管理系统，选择合适的电子文档管理系统，包括文件存储、检索、共享、权限管理等功能,从而搭建适宜的信息化文件管理系统，实现文件管理信息化，后续也要积极推进电子文档管理系统的开发和应用，使其效用更好的发挥[4]。同时，建设数字化文档，即对纸质文件进行扫描和数字化处理，建立数字文档库，也要将数字文档存储在云端，方便远程访问和协同办公。另外，做好智能分类与标签工作，可利用系统的智能分类和标签功能，提高文件检索效率，还要对相关工作人员进行电子文档管理系统的培训，提高使用效率。

2.2 制定管理规范实现有序管理

规范的管理制度是保证文件有序管理的基础。通过建立明确的规范，可以统一文件的管理标准，提高管理效率。该项工作推进中，要建立详细的文件管理手册，包括文件的分类标准、存档期限、销毁程序等，并明确权限，它指的是要规定各级别员工在文件管理中的权限，确保文件的安全性，同时，也应该建立流程[5]。制定文件的流转流程，包括新文件的归档、检索和销毁的具体步骤，加上定期组织文件管理规范的培训，确保全员了解并遵守规定，推动文件管理全过程的有序性、规范性。需要注意，管理规范的制定中，要有清晰明确的管理职责，确保管理人员明确职责、一致执行。在此基础上，为了规范管理流程，要逐步建立文件、审批、归档等管理流程，加上构建有效的监督和评估机制，以便对管理规范的执行情况进行监督和评估，并及时纠正问题。

2.3 提高人员水平实现高效管理

管理人员水平的提升是文件管理高效化的关键。人是高效化管理能否实现的重要影响因素，尤其是人的能力、素质、态度、意识等因素决定了管理效率。高效化管理需要通过提高员工的知识水平、技能能力和意识素质，使其具备适应新的工作方式和工作要求的能力，从而提高工作效率。这方面通过培训和引入新理念，可以推动管理人员更好地执行文件管理工作[6]。第一，专业培训。定期组织文件管理的专业培训，提升管理人员的专业水平。第二，学习先进理念。鼓励管理人员学习文件管理领域的先进理念和技术，引入新思维。第三，引进专业人才。针对不同层级的管理人员，引进具备相关专业知识的人才，为团队提供专业支持。第四，激励机制。建立与文件管理绩效挂钩的激励机制，鼓励管理人员积极投入文件管理工作。

3 结束语

有效的文件管理是企事业单位管理的基础，随着科技和管理理念的不断更新，文件管理也将朝着更加智能、数字化、安全、绿色等方向发展。一方面，随着信息技术的发展，OA办公系统的普及，网上处理文件，传阅文件、下载文件、保存文件、数字化管理文件将更加便捷和高效，可以借助电子文档管理系统，实现文件的电子化存储、检索和分享，提高管理效率。同时，利用人工智能、大数据等技术，对文件进行智能分类、自动化归档、智能检索，能降低人工成本，提高管理效率。另一方面，强调文件管理的全生命周期，包括文件的产生、使用、保存和销毁等各个阶段，做到合规管理。其中针对敏感信息，要强化文件的安全性和隐私保护，防范信息泄露和非法访问，提高团队协同工作的效率。

参考文献：

[1]黄思思.当前企事业单位办公自动化文件收发管理研究[J].办公室业务,2012(21):117-118.

[2]马晓波.企事业单位电子文件管理现状与对策分析[J].各界,2018(14):109.

[3]武莉.企事业单位电子文件单轨制归档管理探讨[J].数字化用户,2019,25(43):45.

[4]张灵玲.浅析涉密文件管理中存在的问题及解决方法[J].办公室业务,2022(15):90-92.

[5]薄洋.大数据在电子文件管理中的应用[J].信息记录材料,2021,22(11):211-213.

[6]胡臻.电子文件管理问题与对策[J].办公室业务,2019(20):12.