城建系统信访档案管理存在的问题与解决思路

冼晓霞

摘要：随着城市化发展进程的不断加快，城建工作中也逐步暴露出一些问题，如何全面、高效地对城建信访档案进行收集、整理、分析、利用，从而带动城市建设科学决策、民主管理等工作的更好落实，是目前需要亟待解决的重点问题。城建系统信访的档案属于一类重要的载体，能够对社会经济发展进程中的城市建设、社会民生等问题形成客观、真实的反映，对于推动城市的可持续、高质量发展发挥着关键性作用。

关键词：城建系统；信访档案；档案管理

0前言

在社会经济的高速发展下，给城市建设工作提出了新的问题和挑战，但同时也使其面临着诸多发展机遇，因此在城市建设管理方面，就需要做出相应的优化与改革，尤其是其中的信访档案管理工作，在当前城市建设的革新与发展过程中占据着重要地位，可以促进城市管理效率的大幅度提升，以及对各项城市资源的全面整合与统筹分配。

1、加强城建系统信访档案管理的重要意义

1.1有利于提高档案管理质量与使用效率

城建系统信访档案管理工作中，普遍采用了一种全面管理模式，这种模式表现出的主要特点包括精确、细化、深入、规范，是以战略目标作为出发点，然后进行细化与落实，能够带动企事业单位内部的相关战略规划在各个阶段、各项环节中实现充分贯彻与执行。所以通过城建信访档案全面管理模式的运用，可以在档案管理的全过程中促进分解管理的渗透式实施，能够帮助档案管理人员及时发现其中存在的问题以及暴露出的缺陷，有助于在此基础上建立更具标准性、规范性的管理制度，设置更为科学、完善的工作流程，推动信访档案管理的长效、协调、高效运行，有利于充分发挥城建信访档案资料的价值效用，切实提升管理质量和效率，为社会各方的高质高效利用提供更为便捷、优质的服务。

1.2有利于强化人员的工作素养与责任意识

在城建系统的正常、有序运行期间，对于信访档案的管理重点在于立足各工作环节实施合理的任务分解，具体环节包括针对相关资料信息的收集、整理、鉴定、保管、检索，然后需要把实际的工作目标进行拆解，再细化分配给相应的负责人员，确保他们充分明确自身的档案工作职责，以此更好培养工作人员的档案管理素养，督促其形成正确的工作责任意识，为城建信访档案管理的优化落实奠定坚实基础。

1.3有利于城建部门档案管理的可持续发展

良好信访档案管理工作的顺利开展与有序实施，能够促使城建部门制定出与当下城市建设需求相适应的发展目标与战略规划，并据此推出兼具合理性、可行性的工作计划，同时制定能够全面展现信访工作特点的档案管理规章制度。与此同时，通过细化分配与信访档案管理有关的各项工作目标，在加快档案信息收集进程方面发挥着明显的推动作用，从而为完整性、安全性档案资料的呈现保驾护航。而且信访档案管理的全面贯彻实施，还能够增进部门内部的沟通交流效率，促进各关联性工作之间的有序衔接，增强管理人员在工作上的协同性，进而带动城建部门工作的稳健、有效落实。

2、城建系统信访档案管理存在的问题

2.1信息收集难度大

当前，我国的城市建设工作已然迈入了深化发展的进程，并呈现出了规模化、多元化的趋势，尤其是近几年，建筑工程项目的数量愈发增多，工程建设过程中产生了越来越多的信息内容，这不仅在很大程度上增加了城建系统的运行压力，同时还加大了其中信访档案管理对于信息的收集难度，面对这样的发展情况，如若仍旧采用传统型的管理方式，将会给信息收集工作施加更大的压力，甚至会影响信访档案信息的真实性、可靠性，还会给档案管理人员带来难以突破的发展瓶颈。不仅如此，目前很多城建工程项目的建设规模在不断扩大，因此过去常用的信息收集方法已经与现下的信访档案管理要求不相符和，尤其是针对一些信访资料的收集与汇总，再加上档案资料的繁琐性、复杂性，更是增大了信息收集的难度，不利于城建信访档案管理质量的提升。

2.2档案管理模式有待优化

根据实际的城建系统信访档案管理工作来看，整个管理流程主要包括信访资料归档、移交、归档、使用，管理工作具有明显的统一性、全面性，但在城市发展速度的不断提升下，对于城建信访档案的统一管理明显表现出和相应档案管理需求背道而驰的局面，导致很多档案管理要求并不能得到充分满足。但通过分析目前信访档案管理模式在城市建设部门中的推广及使用情况，可以发现其信息化建设的程度还有待提升，针对有关信息化管理技术也没有形成全面了解与熟练掌握，因此城建部在落实信访档案管理工作期间，采取的档案管理模式还需进行进一步优化，以更好弥补在技术领域存有的缺陷，如此一来，才能有效打破城建系统信访档案工作中存在的管理局限。另外，采用较为滞后的档案管理模式，还会致使信访档案管理过程中显现出信息泄露、数据丢失等不良现象，在一定程度上制约着城建信访档案管理的健康发展。

2.3管理程序缺乏规范性

现如今，很多地区在推进实施当地城市建设工作的进程中，普遍引入了信息化档案管理系统，至此，为其中的信访档案处理工作提供了智能、高效的渠道和途径，但在此种形势下，建设部门并未建立起与之相配套的管理体系，以致于过程中的一些管理程序没有获得标准化、规范化的设置，出现了个别管理程序的规范性不足的问题，特别是档案管理的服务性功能，明显受到了一定破坏和限制，严重影响了体系建设价值的全面发挥。而造成这种现象的原因主要有以下两点：一是，个别档案管理人员在实际处理信访档案资料信息时，自身的专业操作能力并没有达到规定标准，同时相应的管理意识也比较匮乏，并未将规范化管理真正落到实处；二是，部分信息系统的现有功能存在明显的单一性，具体表现在：在当前服务对象众多的情况下，他们所提出的服务需求也会相应增多，但这些信息系统并不能全面满足各服务对象的多样化需求，只能执行一些简易的信息提取、检阅、存储等基础性功能。

3、优化城建系统信访档案管理的具体思路

3.1做好信访材料收集工作

面对日渐繁杂的城建信访档案管理工作，要想切实保障管理的质量和效率，就必须优先妥善落实对于大量信访材料的广泛收集，在实际进行材料收集的过程中，还要确保收集工作的时效性、完整性，保证和信访档案管理有关的所有材料内容，都能在第一时间得到充分收集，同时还应派遣专门的工作人员做好跟踪与登记工作，主要记录收集各项材料信息的详细过程，然后和材料一同进行归档。除此之外，对于日常的来访人员，也要对他们的基本信息、申诉内容等做好登记，特别是他们的申诉内容，务必要立即展开严格调查与系统核实，而且必须妥善保管他们所提交的各份材料，并据此搜集、调用其他相关的辅助类材料，便于增强调查结果的真实性、准确性。对于由此牵涉出的其他申诉调查工作，要实时做好有关资料、报告的装订与归档，比如申诉人所出的合同、报告建议等，从而更好保障事件调查全程的材料内容的完整性、实用性，以此尽快还原真实的事件情况。

3.2搭建专门的档案管理机构和平台

在城市建设工作的整体发展进程中，若想实现高效化、规范化的信访档案管理工作，加快档案管理的信息化建设步伐，就必须积极构建专业的档案管理组织以及系统的管理平台，以此为城建信访档案管理的严谨、规范实施提供充足的信息化基础。城建档案管理部门应在日常运营及发展的过程中，适时设立城市建设信访档案专用库，然后调配或引进专业化的档案管理人才，并科学、合理地配置人才资源，明确划分档案专用库的各项功能，在做好这些基础工作的前提下，带动信访档案管理向更为规范的方向发展。对于政府层面来说，其有必要进一步提升对城市建设信访档案工作的支持力度，为他们档案管理机构和平台的建设提供充足的人力、物力支持，使其及时制定一套完善、可行的档案内部管理体系，从而统筹整合机构平台处理城建信访档案资料的多方面功能，包括但不限于收集、整理、分类、转递、归档、查询、调用等，推动平台功能的一体化运行，促进平台网络化、信息化优势的全方位发挥，切实提升信访档案管理的信息化程度，还能够辅助档案管理人员统一处理、计算、存储海量化信访资料信息，由此全面增强针对城建信访档案的管理质效。

3.3完善档案管理体系

现阶段，先进化科学技术手段的成熟发展，给城建系统信访档案管理带来了新的发展机遇，要求城建部门在实际开展相关工作时，不断加强和信息化技术的有机融合，同时在其中融入信息时代下的城市发展特点，然后基于新的历史条件，重新梳理自身当下的发展方向与工作职能。第一，具体应以不同视角作为出发点和落脚点，优先整合并调整目前现有的所有工作内容，重点强调各项基层工作的完成度，做好对各环节、各流程下的管理工作质量的精准把控，及时转变传统、陈旧的管理工作思想，进一步优化和完善现行的档案管理体系，保证体系内容的专业性、可行性、全面性。实际搭建档案管理系统的过程中，应尤其关注顶层设计方面的内容，确保系统建设宗旨和信访档案管理工作目标的相迎合，使二者在具体工作中做到相辅相成，实现对信访档案数据的实时、有效共享，促进信息的互通互联渠道；第二，及时了解掌握城建部门进行信息化建设的具体需求，再以此为基础加强对信访档案管理体系的创新性整改，重新整理实施信访档案管理的工作程序，提升对信访材料和资料的使用率，巩固档案使用流通的基础，构建科学的城建信访档案协调机制，为资源整合与共享机制的良好、有序运行提供应有助力，保证实现对信访档案资源的最大化利用。

结语

综上所述，文章以城建系统信访档案管理存在的问题与解决思路为中心，通过对加强城建系统信访档案管理的重要意义进行概述，能够使相关人员深刻意识到城建信访档案的实际效用；通过对城建系统信访档案管理存在的问题进行分析，能够使相关人员充分认识到自身工作的不足之处；通过对优化城建系统信访档案管理的具体思路进行阐述，能够为之后城建系统信访档案管理工作的高质量、高效率运行提供一定参考。

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