电子招投标对标书编制人员的影响与应对策略

李庆

摘要：新时代我国建筑工程行业发展中，信息化技术应用日益广泛，电子招投标技术逐渐得到越来越广泛的应用。电子招投标为所有企业参与工程竞标提供了统一、实时的平台与程序，有力加强对招投标过程的控制，促进工程招投标的规划化。电子招投标技术应用使得建筑工程招投标活动的模式发生根本性变化，作为工程招投标活动中的主要参与者，标书编制人员的工作开展势必会受到影响。基于此，本文中将深入探讨电子招投标对标书编制人员工作的各方面影响，根据电子招投标下对标书编制人员工作的全新要求，提出适用于标书编制人员工作中的应对策略，为标书编制人员工作效率进一步提升，充分适应新时代建筑工程招投标活动发展提供一定的支持。

关键词：电子招投标；建筑工程；标书编制人员

建筑工程行业发展中，大力发展普及电子招投标是提升工程建设资源配置效率，顺应“互联网+”发展潮流的必然结果。相较于传统的纸质文件招投标的模式，电子招投标的优势在于：通过利用信息化技术，推动工程招投标的全程数字化、网络化、无纸化，全面提升招投标环节企业资源的利用效率，避免招投标中工程建设资源的过度消耗，同时也能够推动建筑工程市场竞争公平体系的建立，从根本上改善市场环境。电子招投标日益普及，要求标书编制人员在工作中要更多考虑与投标活动相关联的电子招投标交易平台的相关规定，充分适应电子招投标形势下投标活动的新变化，对工作内容进行适应性调整。

1. 电子招投标对标书编制人员的各方面影响

1.1工作量大幅提升，在标书备案与维护工作中要投入更多精力

电子招投标中，电子平台数据库是标书编制中最为重要的数据信息来源，标书编制人员在工作中，需要通过这些数据库获取需要的信息，从而完成标书的编制。现阶段我国软件开发领域竞争十分激烈，导致市场中电子平台数据库类型高度多样化，即使是同一地区的建筑工程单位，引进的电子平台数据库与关联系统也不尽相同，而不同地区或单位对于平台系统信息录入审核的方式也有一定差异[1]。

实际的招投标活动中，参与投标的单位要先根据项目所在地单位使用的电子招投标平台要求备案，投标备案过程中，要具体向招标单位提供企业基本信息、人员构成、业绩、获奖记录等信息。投标单位对此需要指派单位内的标书编制人员按照招标单位要求填写，供招标单位审核通过后进入投标单位信息库保存。由于待审核原件数量受限、同时进行备案的地区较多，收集完备的时间不易控制，且必须在参投项目开标前将备案工作完成，入库的资料与信息需要根据不同招投标项目的特定资格要求作进一步的完善，而且数据库中的资料信息在通过招标单位的备案审核之后还要进行更新、维护、公示等一系列环节。而标书编制人员在该环节要全程跟进上述各项工作，工作量因此大幅度提升。现阶段建筑工程电子招投标没有统一的技术标准，不同单位使用的数据库与标书编制软件之间无法兼容，这就导致标书编制人员在投标环节，需要使用招标单位的系统重新进行投标备案，这种重复工作现象使得标书编制人员的实际工作效率明显降低[2]。

1.2降低企业业务项目选择范围，影响投标企业竞争力

电子招投标中，各个投标单位通过招标单位平台完成企业备案之后，投标单位资质审核结果立刻会通过信息化系统向全社会公开，投标平台上会将中标通知书、合同协议、施工证明、竣工验收证书等资料中包含的中标企业的各项信息向社会公示，以便接受社会公众对工程施工的监督。针对这一点，在工程竞标环节，标书编制人员要根据招标文件中要求进行标书编制，投标单位向招标单位提供的备案信息中，有时会出现部分信息内容不满足工程招标要求的问题，对此标书编制人员需要根据工程招标要求办理相关的更新辅助材料，重新进行备案供招标单位审核。此外，在部分情况下，投标单位业绩满足工程招标文件中的强制性要求，但是在平台审核环节，由于资料审核关键？信息的缺失，导致投标企业相关的业绩信息无法得到平台的认证，从而成为无效的业绩信息。这些因素的共同作用下，极大程度上限制了建筑工程企业可竞标项目的范围，对企业的竞争力造成严重打击[3]。

1.3企业人员资历透明化，投标信息核对更新工作量大幅提升

电子招投标环节中，各个建筑施工企业的项目经理、技术负责人等重要岗位的工作人员信息是招标单位重点关注的信息，在投标备案过程中，标书编制人员要将本企业内部的人事结构信息完整录入到招标单位的数据库中，这些数据进入到数据库中即锁定。备案信息审核期间，人员在同一时间段内的的多项业绩不能同时纳入到审核范围。当企业中标后，中标企业内部的建造师、安全员等具体参与工程施工人员的信息也将被招标单位平台锁定，同时将上述信息向全社会公示。信息公示之后，其他项目就无法再选定被锁定的中标人员参与竞标，严重限制企业投标入库备选人员的选择范围。而目前我国各个地区的电子招投标系统不具备与其他地区电子招投标数据库信息实时共享的能力，在投标备案信息审核中，以录入信息为唯一的审核依据。这就导致在电子招投标环节中，企业从备案库中选择参投人员信息数据时，必须要使用业内公认的第三方程序进行校对。在出现网络延迟或系统故障等不可抗力情况时，无法及时输入参与人员的信息，标书编制人员就必须要重新进行信息录入，增大其工作量。同时，由于手动输入形式可能导致信息输入的错误，使得两次录入的人员信息不一致，进一步增大流标的风险

[4]。

1.4标书编制难度增大，风险因素多样化

相较于传统的纸质文件投标的方式，电子投标在规范投标过程与标书审核的同时，也导致投标单位标书编制难度进一步增大，标书编制与投标环节面临着更多的风险因素。

首先，电子招投标活动中使用的平台程序会给标书编制与投送带来一定的风险。电子招投标平台依托于网络运行，而平台连接的外部网络运行稳定性与流畅程度会对标书投送的过程产生重大影响。一旦在标书投送的过程中出现网络崩溃的情况，就会导致标书投送终止、标书文件损坏丢失的情况。尽管随着我国网络技术发展，网络运行稳定性与流畅性都得到极大程度提升，但当招标单位平台受到外部网络攻击等意外情况时，此类事件仍有很大的概率发生。此外，在电子投标过程中，由于投标单位与招标单位平台系统的差异，还有可能出现电子签章流程中断、投标文件无法上传、投标文件无法解密等问题，严重影响招投标活动的进行[5]。其次，标书编制人员的工作态度也是一项潜在的风险因素。电子招投标模式下，标书编制人员由于工作量激增等原因，很有可能出现懈怠情绪，影响工作效果。例如，在懈怠情绪影响下，部分标书编制人员未能严格根据投标要求仔细研究标书编制与投送流程，未及时更新编标软件，未在网络端进行投标报名与二次确认等一系列问题，最终导致企业流标。最后，电子招投标模式下，标书编制过程中需要依靠电子招投标平台中的数据库获取需要的信息，数据库中的信息需要随着项目招投标要求变化进行即时的更新，但实现的数据更新需要一定的时间，这一时间差就有可能导致平台数据库信息出现“滞后”的问题，导致标书内容与工程招标要求不符，增大企业流标风险[6]。

2. 电子招投标模式下标书编制人员的可行应对措施

2.1注重人员工作能力与素质培养，促进标书编制人员工作水平提升

电子招投标相较于传统的纸质文件招投标模式，对于标书编制人员的工作开展产生了全面的影响。总体而言，电子招投标模式的普及，对于标书编制人员的工作能力提出了更高的要求。标书编制人员要向充分适应现阶段的电子招投标活动，需要高度重视自身的工作能力提升。而各个建筑施工企业也需要全面加强对企业内标书编制人员工作能力的培养[7]。

首先，要加强对标书编制人员的职业态度培养。电子招投标模式应用，使得标书编制人员的工作量与工作压力急剧增大，相当一部分工作人员因此对工作产生了懈怠情绪，进而影响工作效果。对此，建筑施工企业一方面要加强对工作人员的思想教育，在日常工作中开展各种形式的团建活动。在此基础上，建筑施工企业要注重改善标书编制人员的福利待遇与绩效考核标准，根据电子招投标模式下标书编制、投送工作内容变化调整绩效考核内容，适当提升人员的薪资待遇，让标书编制人员在工作中形成“多劳多得”的意识。通过两方面举措促进员工工作积极性提升，转变工作中的懈怠态度。另外，标书编制人员要加强对电子招投标实践技能的学习，熟练掌握工作技巧，以促进自身实际工作效率的提升。对此，建筑施工企业可以就此开展针对标书编制人员电子招投标工作开展的专项技能培训，为标书编制人员的专业技能学习提供实质性支持[8]。

2.2在标书编制环节中对潜在问题进行研究，提前做好工作部署

现阶段各地区电子招投标平台与程序数据库不兼容的问题无法在短时间内得到改善。在此情况下，标书编制人员在进行标书编制与投送时，就需要充分考虑相关因素，对工作中可能遇到的问题进行研究，并据此提前做好应对方案。

鉴于各地区、各行业电子招投标平台录入以及审核方式要求不尽相同，录入过程尤其是先期的准备过程较复杂，且通常需在较短的时间内完成大量的备案工作，存在短期内不能完成人员、业绩录入的可能性[9]。通常情况下，上述的项目投标备案工作需要由标书编制人员全权负责，针对电子招投标模式下对投标企业备案的具体要求，标书编制人员要从心理层面提高对投标信息备案工作长期性、系统性认知，并制定更加详细的工作计划，在工作过程中，要以最快的速度将招标企业备案信息内容录入到招标单位的审核系统中。之后的工作中，还要定期对录入信息进行检查维护。以上的各项工作最好在项目招标正式开始之前进行，不要等到项目招标活动开始之后匆忙开展，保证投标企业信息备案能够顺利完成。在工程项目招标环节开始之后，标书编制人员要根据录入的备案信息，精确定位本企业可以参与竞标的范围，而后就可以从数据库中检索需要的数据信息进行标书制作与投送。

实际工作中，标书编制人员的硬件设备对于工作效率也会产生一定的影响，企业方面要为标书编制人员配备配置更高的办公电脑。为工作人员配置的设备最好是配置高的笔记本电脑，方便标书编制人员携带，在其他地区开展工作，保障异地竞标活动的顺利开展。此外，企业在条件允许情况下，可以在不同地区成立企业的分部，根据地区建筑工程电子招投标平台使用要求搭建电子招投标系统。这样，标书编制人员就可以在参与该地区项目竞标活动时直接使用该地区的电子招投标系统开展工作，进一步提升工作效率

[10]。

2.3关注工作开展细节问题，优化电子投标活动具体流程

电子招投标模式应用下，标书编制与投送活动涉及更多领域，风险随之增大。针对这一情况，通过电子招投标平台进行标书编制与投送，需要标书编制人员从工作全局着眼，多角度思考标书编制工作中潜在的问题，从工作细节着手对工程流程进行全面优化，针对工作中各项具体问题制定针对性的处置措施。具体内容如下：

①当建筑施工单位出现重大人事变动，例如项目经理、施工技术人员调离等情况时，标书编制人员第一时间获悉该事件的具体情况，更新招投标平台数据库中的企业人员信息，将已经离开的人员信息从数据库删除，并将新的人员信息补充到数据库中。在使用数据库中信息内容进行标书编制时，应检查数据库中信息是否为最新的信息，根据检查结果进行数据库中特定数据内容的更新[11]。

②标书编制人员工作中认真参考标书审核制度，正式进行标书编制之前提前将各项审核项列出，根据项目要求填入制定数据，确保标书知识内容及形式更为规范。严格执行换手复核制度，标书编制人员在接收工程报价、方案专业终稿之后，第一步先确定终稿中的各项内容是否与企业资质相配套，之后与企业项目报价、方案专业人员共同审核标书内容，将标书上传至招标单位的系统中。整个流程最好是三方共同进行，标书编制人员非特殊情况不得单独执行上述操作。资料上传之后，标书编制人员要重新从招标单位的平台上下载投标文件，由标书编制人员与企业内其他专业人员共同进行复核，确保标书内容无误。

③标书第一次编制中根据本单位惯用的格式进行编制，从其他企业、单位中获取的资料不能直接使用，需要先将这些资料信息转化成与标书编制格式相同的格式再使用，避免导致最终的标书格式错误，影响标书审核。

④标书编制人员在工作中尽可能使用个人设备进行标书编制与上传，在标书上传过程中，要确保工作环境网络畅通。标书编制与投送环节中，针对有可能出现的串标、围标风险，标书编制人员要在标书编制完成之后进行加密，保证递交的投标文件的安全、完整。通过招标平台，为每一位竞标者提供专门的标书下载链接。通过这些方式避免各个竞标单位提前接触标书，导致串标、围标风险的出现。

⑤标书编制人员的标书编制环节最好在企业内部局域网进行，谨防标书编制过程中出现标书泄露问题。在此基础上，招标单位要加强企业内部局域网网络安全系统建设，提升抵御外部网络攻击的能力。此外，标书编制人员不得使用个人移动设备拷贝标书文件，标书编制与投送都在指定的设备上进行。在必须要进行标书文件的纸质打印时，编制人要避免与其他企业标书编制人员在同一家图文社打印。在最理想的情况下，企业需要为标书编制人员提供专业设备，避免潜在的标书泄露风险。多数情况下，当企业不具备为标书编制人员配备专用打印设备的情况下，标书编制人员可以将一份标书文件分成不同的部分，分别在不同的图文社打印，避免标书在打印过程中出现泄露问题[12]。

结束语：综上所述，电子招投标模式的普及给标书编制人员工作开展带来了极大的影响，标书编制人员工作量急剧增大，对于工作细节也提出了更高的要求。在此情况下，标书编制人员在加强自身工作能力与素养培养，深入研究工作中可能遇到的问题，提前做好部署。从工作细节着眼，全面优化标书编制与投送工作的细节流程。由此，能够使标书编制人员对新时代建筑工程电子招投标活动的适应性得到显著提升，从根本上促进标书编制人员工作效率提升。

参考文献：

[1]王徽.电子招投标系统在建筑工程招投标中的应用[J].中国招标,2024,(01):146-148.

[2]刘培林,李毅.水利工程电子招投标施工投标文件编制探讨[J].治淮,2023,(12):74-75+82.

[3]李勇.电子化招投标在广东水利工程中的应用建议[J].中国招标,2023,(12):141-143.

[4]李寅.国有企业电子化招投标的推进策略探讨[J].企业改革与管理,2023,(22):18-20.

[5]杨青保,高宁.电子招投标推广应用的实践研究[J].中国物流与采购,2023,(20):73-74.

[6]林颖.高速公路电子招投标的应用策略与要求规范[J].现代企业,2023,(09):66-68.

[7]韦尧鹏.建筑工程全流程电子招投标的应用[J].中国招标,2023,(09):143-145.

[8]李龙.现阶段电子招投标存在的问题及对策研究[J].交通科技与管理,2023,4(17):156-158.

[9]林盛.建筑企业电子招投标平台应用与发展分析[J].建筑施工,2023,45(08):1729-1732.

[10]于甜甜.基于BIM电子招投标系统的建筑工程招投标与合同管理课程教学改革研究[J].大学,2023,(20):193-196.

[11]姚利斌.以公共资源交易改革推动电子招投标快速发展——以江苏常熟为例[J].中国招标,2023,(07):148-151.

[12]彭涛.建筑企业电子招投标及风险控制措施研究[J].现代营销(经营版),2021,(12):136-138.