纸质档案和电子档案的并存措施

赵名龙

摘要：信息技术的普及发展使得电子档案逐步兴起，但仍无法完全取代纸质档案。因此，各个档案机构已经开始将纸质档案与电子档案并存管理，这也成为当前我国档案管理的主流发展趋势。在这个大背景下，本文基于两种档案管理方式，对纸质档案和电子档案的共存措施展开探讨，以便为更好的衔接纸质档案与电子档案管理工作做出有益的铺垫。

关键词：纸质档案    电子档案   并存措施

前言：近些年来，电子档案的兴起给传统纸质档案带来了巨大的冲击，但因电子档案本身的一些缺陷，还无法完全取代纸质档案。因此，做好纸质档案与电子档案的并存管理，俨然已经成为当前档案管理工作的重点。本文笔者从纸质档案与电子档案的优劣势出发，根据二者之间的状态，提出二者之间的并存措施，以做好纸质档案与电子档案的相互补充，长期并存。

1.纸质档案与电子档案的优劣势分析

1.1纸质档案

纸质档案历史悠久，是一种以纸张作为信息存储媒介的档案。

其优势在于：纸质档案的真实性较强，可作为原始凭证。最早的纸质档案多为亲笔书写的文书，只需鉴别字迹与纸张材质就可确定纸质档案的真实性，且保管越久的纸质文档越难篡改；纸质档案的可信度相对较高。因为纸质档案多半是在工作过程中直接转化而来的，客观的记录了当时的工作信息，能够体现出工作信息的最初痕迹，给人的可信度也就极高；纸质档案的安全性相对极高。数字化技术的广泛应用，使得越来越多的单位应用OA系统下发文件，形成档案，但是一些机密性较高的文件，仍然使用纸质文档进行保存，以确保档案信息的安全。

劣势在于：纸质档案对存储环境有着较高的要求，潮湿、高温、蛀虫等问题都会给纸质档案造成不可逆转的破坏；纸质档案的收集、归档、入库需耗费大量的人力、物力，且需要具有较大空间的档案室存放日积月累的纸质档案；纸质档案共享性相对较低，在同一时间内同一份档案只能借给同一个人或者是同一个部门借阅。

1.2电子档案

电子档案是一种借助硬盘、磁盘为存储媒介的档案。

其优势在于：电子档案的存储介质具备多样性，可采取硬盘、磁盘、光盘等多种介质用来存储；电子档案的载体相对较小，只需要一张光盘就可存储30万页的纸质档案，也就不需要占据较大的存储空间；电子档案的共享性极高，计算机上只需安装有档案系统，经过授权用户便可随时随地共享档案信息，提高档案信息的利用率；依托计算机强大的信息处理能力，能够有效提高电子档案的录入、处理、检索工作效率。

劣势在于：电子档案容易被复制、篡改，进而降低档案信息本身的真实性；电子档案的稳定性较低，一旦计算机被病毒攻击，就会给电子档案信息造成不可逆转的巨大损害；电子档案依赖于电子设备，一旦电子设备出现损坏问题，势必会影响到电子档案的安全；电子档案的高度共享同样也容易造成档案信息泄露问题。

2.纸质档案与电子档案并存的必要性

2.1纸质档案与电子档案并存是社会需求

纸质档案与电子档案各具优劣势，短时间内二者无法相互取代。如：电子档案的使用需要配备专门的档案管理工作人员，并且定期做好档案硬件设备的升级，因此需要投入大量的资金。在实际使用上就需结合各单位的实际情况，确保那些档案信息必须要采取数字化管理，那些档案信息仍旧使用纸质档案更为事宜。所以，档案管理工作人员必须要清楚的认识到二者之间的关联关系，从而做好纸质档案与电子档案的并存管理。

2.2纸质档案具备不可取代性

纸质档案的历史悠久，一直存在于人们的工作生活中。因此，在纸质档案的管理上，人们积累了十分丰富的经验，且我国司法部门也逐渐完善了档案相关的鉴定法律，使得纸质档案的法律效益被逐渐增强，这也就促使纸质档案在短时间内不会被电子档案取代，依然会作为信息的主要存储形式存在使用。

3.做好纸质档案和电子档案的并存措施

3.1对档案管理制度与标准加以完善

面对纸质档案与电子档案并存的要求，档案管理部门应该结合时代的发展特点，为纸质档案与电子档案的管理工作提供规范化指导，而这就需要档案管理部门进一步完善自身的管理制度与标准。为此，档案管理部门在电子档案管理标准的制定上，应参考国家档案法的相关条例，同时借鉴纸质档案的管理标准，以此制定电子档案的工作流程与工作标准，最终达到纸质档案与电子档案并存的目标。

3.2纸质档案与电子档案要做到同步归档、整理、利用

结合纸质档案与电子档案的优劣势可以看出，纸质档案与电子档案之间能够产生优势互补的效果。即：纸质档案可以发挥存根作用，电子档案则可以加强档案信息的流通性。而要想真正达到纸质档案与电子档案的优势互补，就应保证纸质档案与电子档案所存信息的一致性。这就需要档案管理工作人员，做好纸质档案与电子档案的同步归档、整理与利用工作。

同步归档是指在档案管理工作人员在检验、审核、分类纸质档案后，要及时将纸质档案归档。而系统收集得到的电子档案也需与纸质档案一一核对后，及时归档。

同步整理是指同步归档后，纸质档案与电子档案所录信息基本相同，使用同一个档号，那么在对纸质档案进行整理时，电子档案的整理工作也能得到同步完成。

同步利用是指在查阅档案信息时，可通过目录检索，找到纸质与电子两种不同形式的同一档案。而在提供档案信息时，可以电子档案为主，但按照同一个档案号也同样能查找到纸质档案，这样不仅提高了档案信息的利用效率，同时也降低了对纸质档案的借阅磨损。

3.3确保基础设施的完整与安全

无论是纸质档案还是电子档案，它们都是以一定的物质形态存在的。因此，要想确保纸质档案与电子档案的安全与长久使用，就必须要确保二者基础设备的完整与安全。

以档案管理最为重要的存储空间为例，纸质档案要求档案室牢固，且具备防火、防潮、防光、防虫等基础设施、电子档案则对存储设置有较高的要求，要求存储设备具备较长的使用寿命。而在纸质档案与电子档案并存管理的情况下，虽然绝大多数档案室的存储空间都是预留给纸质档案的，但是要想实现纸质档案与电子档案的并存管理，就必须在档案室的设计与规划过程中，充分考虑到电子档案对基础设施的建设要求，采购性能较高的硬件，同样也要定期做好软件系统的升级，确保满足档案管理工作中的相关要求，从而为纸质档案与电子档案的并存奠定下良好的基础。

结束语：

结合现如今档案管理工作的实际情况可知，纸质档案与电子档案在今后很长的一端时间内都要处于优势补充，长期并存的态势。所以，档案管理部门更要转变管理思维，从二者的优势出发，致力于推进二者之间的集成化管理，用以优化档案管理工作效率，提高档案管理工作质量，以便更好的服务于社会、服务于人民。

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