重大建设项目设备竣工文件管理探讨

于上然

摘要：重大建设项目设备的竣工文件管理具有重要作用，为了全面提升竣工文件管理，应当创新性管理方式，并且从归档范围、整理方式、检查要点等方面入手，希望可以为相关管理发展起到积极的作用。

关键词：重大建设项目；设备竣工文件；管理

设备竣工文件，就是将设备竣工时反映制造过程和真实面貌，以文字、图表等形式作为载体的文件，主要包含了设备质量证明文件、设备竣工图、安装运行维修文件等内容，这些文件真实地记载了设备制造过程，可以为设备运行、维护、性能改造、新设备选型等提供凭证。由于重大建设项目的设备制造周期比较长，而且制造过程比较复杂，有的制造厂家地域也比较分散，因此形成了大量的文件，这些文件内容涵盖面非常广，载体形式也比较多样，因此在实际管理中，具有阶段性、复杂性、广泛性、多样性特点。

1加强事前介入

1.1将文件管理纳入到合同条款当中

在合同谈判前期，文档管理部门应当提出在合同当中设立专门的文档管理条款，同时编制合同接口程序规范，并将其作为合同附件。同时对相关内容进行改进和完善，并设置相关细节，包括有以下相关内容。第一，传递要求。明确规定业主和承包方的通信渠道、文件编码规则、文件传递方式、相关责任，这样能够确保文件完整和准确，从源头上控制文件编制质量，第二，整理和移交要求。主要是规定承包方提交的应归档文件清单、数量、质量、介质等相关要求，确保文档满足验收要求，避免文档质量问题造成返工和纠纷。第三，文档责任和质量保证金要求。主要是承包方的文档管理机构，应当具有整理归档职责，同时还应当缴纳文档质量保证金，这样才会引起承包方的重视，同时开展文档监督和检查。第四，保密要求。主要是规定承包方对文档进行保密管理，避免丢失泄密。

1.2纳入到质保程序

通过梳理外发合同接口程序的执行情况，总结了设备竣工文件的收集、整理、检查、验收等情况，并且在这个基础上，管理部门应当编制文件整理和归档要求，然后发送给承包方，用于指导文件收集、整理、归档等相关工作，同时还可以指导总承包方编制文件管理程序，这样才能为形成完整、准确、系统的竣工文件打下良好基础。由于相关文件较多，所以实际管理起来比较困难，需要探索和创新探索，主要有以下几个方面。第一，根据工程建设要求，将设备的铭牌、拓印件、称重记录、清洁度、控制记录、履历簿等，作为重要内容列入到归档范围。第二，根据设备文件内容，还有形成特点进行分门别类。第三，对设备制造中的数码文件，规定收集范围、拍摄内容、拍摄要求、照片数量。

1.3注重超前培训指导

设备竣工文件编制单位是承包方，其文件编制水平会直接影响到竣工文件质量，因此管理部门需要对承包方进行相应的培训和指导，而这些具体工作可以作为事前介入工作来抓，但是 由于承包方分散不同地区，而且文档人员较少，所以在培训指导上可以根据重要程度采取因地制宜、因时制宜方式。

2加强过程控制

2.1根据合同文件进行过程控制

合同中应当规定交付设备文件审查内容，因为承包方需要在约定时间内提交项目管理、执行、质量控制等相关文件，所以管理部门在收到文件时，不仅要配合采购部门，对照合同条款查找文件是否按期交付，如果没有按计划提交文件，需要督促承包方提交，并且暂缓进度款支付。同时要对规范性进行全面检查，比如文件格式、编码、制成材料等，重点是对文件当中涉及到的文档管理内容进行审查。

2.2与相关工作人员进行密切配合

在具体管理过程中，需要充分发挥监造作用，对于重大和关键设备，文档管理人员应当同项目管理人员、监造人员一起，实地进行监督和指导。在无法参承包方质保监察时，将相关问题提交到质保部门一起检查，一旦发现问题就要在质保监查报告当中提出，由项目管理和文档管理部门进行跟踪直到问题全部解决。

2.3加入补充卷

当工程设计的设备是国内首件，需要边科研、边投入、边生产、边制造，由于修改和设计变更等原因，就会产生大量的增补文件。即使在现场安装调试阶段，也会因为制造质量问题，也会出现一些补充文件，为了更好地收集后来形成的文件，确保竣工文件齐全完整，在保持原有竣工文件分类体系前提下，引入了补充卷概念，将这部分文件归入到补充卷当中。

3把控验收和审查工作

3.1严格把控出厂验收文件内容。

设备出厂验收工作是竣工文件检查和验收的重要关口，也是文档质量控制的重点，因此文档管理部门应当联合采购部门编制验收记录表，详细地列出竣工文件内容、检查情况、检查形式、条目等内容，并其作为判断依据。在具体检查控制时，需要主要有以下几个方面。第一，质量证明文件、质量检查记录、技术规格书、试验大纲、质量计划等内容是否齐全。第二，竣工图检查、不符合项报告、设备修改、设计变更等内容是否完整。第三，不符合项的处理记录检查、对照设备制造总结报告、质量监督报告、监造总结报告等内容是否齐全有效。第四，外购件的质量证明文件检查，按生产工艺流程检查合格证、试验报告、出厂检验和验收报告等是否有原件。对于检查当中发现的问题，提出具体整改要求和整改期限，并且向承包方反馈，之后双方签字确认，并作为验收意见附件保存。

3.2严把归档和移交工作

为了确保设备竣工文件能够准确归档，并且按规定期限移交，应当将这些文件按照形成阶段性，还有职责分工情况进行管理，所以文档管理部门应联合采购部编制竣工文件审查管理程序，同时建立联合审查制度。当承包方完成了竣工文件卷册和划分，并且自检合格以后，需要扫描成电子文件，之后将这些文件提交给业主。由业主对文件进

行审查，汇总后形成总审查意见，发送给发包方，要求在规定期限整改，整改完成以后再次提交进行二次审查，审查合格以后才可以进行纸质文件编码和装订。通过集中式审查方式，汇总了业主、设计、监造方的具体整改意见，很大程度地减少文件提交，减少了整改、检查工作量，确保竣工文件能够按期移交。

结束语：

对重大建设项目设备竣工文件进行管理，不仅节约时间，也有效地节约了管理成本，全面提升了设备竣工文件的质量，为有效使用创造了有利条件。

参考文献：

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