提升住房公积金电子档案管理水平的对策

欧阳湘兰

摘要：随着信息技术的快速发展，电子技术快速的在档案管理工作中应用，目前，多地住房公积金管理部门已经实现电子办公，档案也从传统纸质档案更多地转变为电子档案。但因为档案管理工作的特殊性，亟需解决电子档案管理中安全性、系统性、可溯性的问题。本文就电子档案日常管理应用中存在的问题进行讨论，并结合实际提出解决办法。

关键词：住房公积金；电子档案；管理

引言

住房公积金档案是住房公积金办理过程中所有资料的真实、原始记录，是我国档案信息资源中的一个重要部分，具有十分重要的资政、参考作用。随着住房公积金管理工作和信息化技术的飞速发展，住房公积金业务管理系统中形成的电子文件数量愈加庞大、档案利用愈加频繁。因此，推进住房公积金电子档案管理是住房公积金事业发展的必然选择。

1项目背景

随着当下政府职能的转变，要求社会各界提高工作效率和提供优质服务的意愿越来越强烈。伴随着信息技术的高速发展，如何利用信息技术实现住房公积金服务质量的转变成为住房公积金行业的一项艰巨任务，而改变传统陈旧的公积金业务档案管理模式，也将成为住房公积金部门改进服务质量和提高管理水平的重要措施。在住房公积金业务信息化得到进一步发展的环境下，大量档案材料得以电子化，促使了住房公积金电子档案管理系统的产生来为管理档案提供有效的解决渠道。电子档案管理系统的使用，不但加快了档案的传递速度，还促进了档案专业化、规范化管理，进而提升了档案管理效率，在避免了档案信息丢失的前提下，也为信息的采集保管及业务成本的降低打下了良好的基础。综合分析，研究与分析住房公积金业务档案的信息化管理，对未来无纸质化办公具有促进作用。

2住房公积金电子档案管理的现状

2.1住房公积金电子档案管理体系尚未完善

一些公积金中心对辖区内公积金电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等工作管理体系尚未完善。目前公积金档案的收集整理遵循“谁办理，谁负责”的原则，公积金中心各部门、分支机构和业务经办网点在工作中形成的、已经办理完毕的应归档文件材料，由本部门（单位）负责收集、整理。上述单位的档案管理人员负责本单位文件材料的收集、整理和归档工作，定期将档案实体、档案目录、电子档案数据一并移交综合档案室。

2.2公积金电子档案信息数据平台尚未建立

一些公积金管理中心档案管理信息系统尚未实现住房公积金业务管理信息系统相衔接，保证数据的一致性，从文件采集、业务办理到文件归档进行全过程管理，实现增量档案电子化、经办业务和档案管理的一体化。在业务办理时，尚未对归档范围内的文件材料原件进行拍照或扫描的，归集、提取类纸质档案可只留存原件，其他类档案须确保纸质档案与电子档案一一对应。

3做好房公积金电子档案管理的对策

3.1完善住房公积金电子档案管理体系建设

3.1.1完善公积金电子档案制度体系建设

建立住房公积金电子档案收集、整理和归档制度、电子档案归档督查制度等一系列制度。加强电子档案管理制度的供给，做到全面覆盖、重点突出、加强衔接。一是制定住房公积金电子档案管理细则和标准规范，包括《住房公积金电子文件归档范围和保管期限表》《住房公积金电子文件归档流程与档号编制规则》等，内容涉及人员岗位职责、系统运维规范、机房管理、档案数字化管理等工作。二是完善公积金电子档案安全标准规范，包括《住房公积金电子文件归档四性检测和保障方案》《住房公积金电子文件归档接口标准》《住房公积金电子文件归档元数据方案》等，内容涉及传统载体档案数字化、电子文件归档、档案分类、档案管理及业务流程、档案利用、安全保密管理等工作。

3.1.2完善公积金电子档案资源体系建设

随着计算机及网络技术的普及，电子档案逐步成为住房公积金档案管理重要形式之一。在电子档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。公积金管理中心要按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路，开展档案信息化工作；同时开展已归档的纸质档案数字化工作。按照公积金档案信息化技术标准，建立公积金档案管理信息系统和信息数据库，实现公积金档案管理信息系统应与住房公积金业务管理信息系统相衔接。保证数据的一致性，从文件采集、业务办理到文件归档进行全过程管理，实现增量档案电子化，经办业务和档案管理的一体化。通过计算机与档案管理系统这个平台，为公积金用户申请审查、复核等日常服务等工作提供参考依据和凭证信息。

3.2提升公积金电子档案信息资源的整合能力

通过现代信息技术，传统的档案管理朝着网络化方向发展，打破了内设业务部门的限制，促使住房公积金档案资源进行整合，使档案信息资源得到最充分的利用和配置。一是实现电子档案资源的集约化管理。保持公积金档案信息的内在逻辑联系，实现资源的集约化管理，是现代档案管理的必然趋势，也是住房公积金档案信息化建设的客观需要。将公积金档案信息的分类方案、归档范围、质量检测、价值鉴定、凭证保护等规定和要求嵌入档案管理系统中自动执行，因而需要档案管理系统具有能够保证电子文件的捕获、分类、组织、格式转换、归档处理和自动移交等相关功能。二是建立统一的电子档案管理系统。建立与政府服务网、社保服务网档案信息资源共享的住房公积金档案信息中心。形成档案信息资源总库，实现了业务档案信息资源集成、业务流程集成、数据资源集成、存储方式和存储格式集成。这种大集成格局的形成，有效整合了住房公积金业务信息资源，打破业务部门之间数据共享的隔阂，被授权员工方便快捷地实现跨平台检索利用业务档案信息资源。

3.3提高公积金电子档案信息开发利用能力

公积金管理中心应建立档案利用制度，完善档案查阅程序，按照有关规定提供档案信息查询服务。利用住房公积金档案信息，为住房公积金申请、审核、复核、退出等管理工作服务，为住房公积金管理、使用提供依据，为住房公积金管理信息系统建设提供支持。

3.4提高公积金档案管理人员的业务素质

档案管理系统通过档案数据的源头采集和文档管理数据的无缝对接，提高了档案结构化和非结构化数据的内在内容质量，能够满足各类用户对住房公积金业务信息的多途径、深层次、多渠道、高速度检索的需要。为用户提供检索服务能力主要指档案信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。档案管理人员要掌握必要的软件操作和维护技能，提高对公积金档案信息搜集、理解、分析、处理的能力，提高住房公积金电子档案检索的查全率、查准率和检索效率，更好地促进档案信息的查询服务。

结束语

伴随信息化手段在住房公积金行业的普遍应用，未来的档案文件将更多以电子数据形态存在，全面实施档案电子化管理势在必行。电子档案数据的管理相较于传统纸质文件，呈现出许多不同的特征，这将意味着，未来公积金行业档案电子化管理面临着更多的机遇与挑战，需提前规划。

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