街道办事处档案管理的信息化建设

王平

随着中国信息网络技术的不断发展进步，信息化、网络化越来越成为当今社会发展不可或缺的一环，现阶段的街道办事处档案管理工作也需要与时俱进，档案管理工作由以往的人工管理向信息化管理进行转变，这不仅是街道办事处自身发展需要，也是让街道办事处档案管理工作更好地贴近群众、服务群众的重要保证，更是践行党的群众路线具体体现。

一、街道办事处档案管理信息化现状

1.没有统一的领导

在档案管理工作信息化建设工作的过程中，街道办事处档案管理部门在实际工作过程中没有起到很好的领导作用，更不用说承担建设街道办事处电子档案建设的领导职责，更为普遍的情况是，电子档案的建立和维护只是部门几个人的工作而已，领导派发任务后就不再过问，在这种情况下，街道办事处的档案管理人员更不会重视管理工作，无法对街道办事处的档案信息进行有效管理。

2.没有专业的人才

专业的信息化档案管理人员应该不仅有熟练的计算机操作技能、获取判断运用信息的能力，还应该精通档案业务，熟悉街道办事处的各项工作，拥有能够协调纸质档案与电子档案的能力，现阶段专业人才的缺乏使街道办事处的档案管理工作的发展道路受到很大制约。

3.电子档案不完善

当下档案管理中虽然用到了计算机技术，但是由于人员不专业，导致街道办事处的的档案信息没有得到统一管理，不仅不同办事处的档案设置多种多样，就连办事处内部不同人员编写的电子档案也存在很多格式差异，这些差异都会限制档案的信息化建设进程。

4.纸质档案的局限

在利用网络与计算机技术对档案采取分类管理时，纸质档案的管理手段与信息化电子档案的管理手段之间的差别更加凸显出现，两种档案的管理工作形势也有很大差别。管理人员在心理上无法迅速接受新鲜事物，因此在工作中仍以纸质档案为主，严重阻碍了街道办事处档案管理信息化建设进程，降低了街道办事处的工作效率。

二、档案管理信息化建设的优越性

1.查询方便快捷。

街道办事处的档案管理工作琐碎繁复，在日常工作中纸质档案搜寻需要消耗极大的人力物力，信息化档案管理在计算机系统中将各方各面的档案材料综合在一起，工作人员在工作中可以直接通过计算机系统找到完整、准确的档案数据资料，在电子档案正确归类后，电子计算机方便快捷的功能可以提高管理人员日常办公的效率，减少人力物力浪费，可以更快地满足群众的需求。信息化的档案管理既提高了街道办事处档案管理的层次，又提升了群众对政府工作的满意度。

2.手续标准规范。

制定严格规范的街道办事处档案管理的工作标准，是档案工作信息化的需要，可以提高档案管理工作的质量和效率。街道办事处档案管理信息化，应该坚持制度化、规范化原则，是电子档案的保存、调动、使用等工作都有序规范进行，避免出现管理人员之间的互相推诿，提高了办事效率。

三、信息化档案管理的建设途径

1.加强领导的专业意识。

建立一个有专业意识的领导团队，可以让档案管理信息化的建设工作有正确的前进方向，才能让街道办事处档案管理工作事半功倍。一个好的领导团队需要领导者熟悉档案管理工作的性质，对档案管理信息化建设提出合理意见和建议，为档案管理信息化的进程做出合理规划，同时能够快速、顺利解决各部门之间的纠纷，还应该敢于创新和挑战，确保档案管理工作的顺利进行。

2.培养专业性人才。

有了好的领导，就需要有好的执行者。街道办事处档案管理工作的顺利进行要有水平高、潜力深、适应能力强的专业型人才，档案管理人员同样需要对档案管理工作有深层次的了解，学习过档案管理方面的专业知识。在工作中，工作人员不能满足于现状，不仅要接受工作培训，提升自身专业能力，还要善于发现工作中的“小技巧”，使自己可以更高效地完成档案管理工作。

3.加强网络信息安全。

为充分保证电子档案信息的安全性，首先要加强电子档案的物理安全，确保信息的多层加密，同时要加强网络监管力度，对电子档案系统进行定期检查，确保系统的安全。而加强监管防护力度需要上级领导加强意识，加大对电子档案系统的投入，将相关经费纳入年度预算体系中，提升硬件和软件设施的建设，使电子档案系统安全性得到质的提升。

4.规范档案管理制度。

制定严格、规范的档案信息录入制度，保证在电子档案录入时，确定统一格式，保证街道办事处各种档案得到统一管理。确立严格档案信息管理制度，保证在工作中推行责任制，确定每个工作人员的权责，避免出现管理松散和出现问题后的推诿现象。领导者应注重管理体制革新与完善，在实践中优化管理制度，提高工作效率。在工作中，管理人员应将电子档案与纸质档案管理进行同步，避免出现错漏的现象。

利用不断发展的电子信息技术，一方面简化了街道办事处的办事流程，为街道的居民缩短办事时间以及减少涉及的办事单位的同时，也为街道办事处的工作节省了大量人力物力，使我们可以开展更多更全面的服务；从另一方面看，电子信息技术也为街道办事处保证了居民数据所需求的精准和完整，意味着对已有服务的优化，作为服务于人民的街道办事处，也要不断提高自己的水平和能力，使街道办事处能更好地为人民服务。