档案规范化管理的策略解析

葛联蔚

摘 要：档案资料的管理工作是任何基层单位都需注意的基础性工作，通常会单设一个部门负责档案管理，为其他业务及日常工作提供所需资料，而档案管理工作是否落实到位、是否准确无误，则与该项工作是否得到规范化管理密切相关。本文从规范档案管理工作的重要意义进行分析，研究了档案管理工作的主要内容，并结合实际的工作情况提供了几点关于规范此项工作的建议与方法。

关键词：事业单位；办公室档案；规范管理；工作方法

档案管理工作是维持基层单位稳定发展、高效发展的重要保证，管理人员对于此项工作不可忽视，需清楚的认识到档案管理工作对基层事业单位健康发展的重要作用，通过有形的措施，建立起系统化的、统一化的档案管理制度。具体的来说，就是要提升基层档案管理人员的专业素养及岗位意识，从管理制度上予以标准化要求，按照档案资料的编目进行分类，讲求高效的工作目标，进一步提升日常档案资料管理的质量，以适应事业单位规范化运行的发展需要。

一、档案规范化管理的实际意义

现如今，档案管理已经成为各单位基层工作中不可分割的一部分，所保存的资料可以还原历史的真实性，可供其他业务查阅，积累的大量经验成果，也为后续工作提供科学指导，但庞大的信息资料往往需要更科学的方式进行统一化管理，如此才能在检索信息时及时的找到所需资料，而规范化要求档案管理工作，则已经成为衡量基层部门管理能力的重要标准，乃至承载着所属单位的绩效成果。由此可见，无论是哪一地区的事业单位，都需对档案管理工作加以明确的、系统的规范化要求，以此促进本单位的良好发展。

二、档案规范化管理的主要内容

（一）制发公文

多数基层单位档案管理都涉及公文，制定与发布公文是一项非常严谨且重要的工作，决定着档案管理工作的质量，对于公文的形式、内容、表述方式都有着明确的要求，而公文方面的安排成为规范化管理档案资料的前提，基层部门必须先制定出更加具体的标准，在实际操作中持续提升档案管理的质量，为后续的工作安排打下坚实基础。

（二）立卷归档

日常档案管理工作中常常因为公文类别相似、内容重复无序而造成立卷编目困难的问题，为最大化档案资料的应用价值，使得档案资料的检索变得更加快捷，文件归档的重点则是按照相应的规定，分卷宗的进行规制，延续我国有关部门对文书处理的实践准则，促进办公室档案资料管理工作的信息化发展实为重要。

（三）案卷质量

档案资料的价值能否最大化应用，取决于资料能否被检索到，而完整的文件材料才有更大的保存意义，可见对现有文件资料的处理，关系着档案能否被长久的保存。一般来说，档案管理部门会按照立卷及装订案卷的方式，对现有的资料进行归档，之所以对档案资料做出规范化管理，就是为了进一步提升案卷的质量，使其保存的更为完整、时间更为长久，现如今电子化的档案管理方式，也成为一种更优选的保存途径。

三、档案规范化管理的优化措施与应对策略

（一）重视规划管理部署，完善基础管理制度

我国目前正处于市场经济转型的重要阶段，社会发展对基层事业单位的服务质量提出了更全面的要求，而档案管理工作作为影响基层单位服务质量的重要因素，能够实现规范化管理成为落实服务目标的关键点，将各类有价值的资料予以妥善保存，才能够为其他工作提供全面的保障。对此，基层的视野单位应当在内部积极宣传档案管理工作的重要性，成立专门负责此项工作的管理部门，不再由其他岗位的人员所以调任，而是聘请专业的档案管理人员，并在此部门采取岗位责任制，由管理层人员和档案管理人员协作，开展关于本单位的档案资料规划工作，从当前的工作现状出发，收集并有效的梳理目前工作中普遍存在的问题，积极提出解决问题的措施，重新规划档案管理工作的部署方案，从基础管理制度入手合情合理的进行创新和改革，追求工作实效，以求工作实绩。

（二）强化协同管理效果，保证录入信息真实

针对基层事业单位的档案规范化管理工作，必须将创新的目光重新回归到档案管理体系中，采取统一化的管理方式，形成各部门之间的管理合力，才能将日常的工作资料准确且及时的上报给档案资料管理部门，减少因时间因素导致的误差，形成强有力的管理方略。从本质上来讲，档案管理工作并不只依靠该部门独立完成，更需要其他部门辅助完成此项工作，共同构建其联席会议制度，将档案资料管理工作拓展到其他业务领域中，由各个部门完成全过程的各个环节，尤为重视各部门人员在收集资料过程中的参与程度。所谓创新，就是要从原来的“等”、“靠”、“被”的工作模式中脱离出来，转变为“主动”、“积极”、“研究”的新管理模式，争取将各类资料在第一时间内收集起来，并做到认真检查与核实、科学归档并保存，与时代共同发展，适时地创新档案资料管理方法。

（三）构建网络管理体系，规范档案利用资料

当今时代是信息技术主导的时代，基层事业单位的各项工作也已经与信息技术高度融合，因此产生了电子政务的工作模式，在此模式的基础上落实现代化建设的要求是相对容易的，因为基础信息化设备的配置比较齐全，在软件方面进行针对性的开发和研究，可以充分利用网络服务系统，支持电子化档案资料的录入与检索，在多种功能的应用中，更快速的提升检索效率与信息的全面性，可以显著提升档案管理工作的服务质量。与此同时，基层事业单位应积极引进高新信息处理技术，邀请专业的技术人员，可以结合服务中心的工作特点，进一步对基层档案资料收集与归档工作做出规范化要求，加速档案规划的进程并兼顾各项问题的处理，使网络管理体系更加清晰、具体。

结束语：

在基层事业单位的档案规范化管理工作中，应用网络系统实现信息化管理，是提升档案资料收集效率、检索效率的重要方式，加以管理制度、管理模式的创新，开创多个部门协同收集资料的模式，能够丰富档案管理工作的内涵，在之后的工作中逐步完成阶段性革新成果，并建立起更加立体化、统一化的档案资料管理体系。

参考文献

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