现代标准档案管理体系建设探析

李璐莹

摘要：国家标准档案是质检系统标准档案管理的核心部分。在当前社会，不管是事业单位还是政府部门都需要开展档案管理工作，但是在现代化建设工作的开展环节中传统手段已经无法有效适应当前社会要求，要想更好的满足经济建设和社会发展，就需要对现代标准档案管理体系建设进行完善和优化，从而实现科学和规范管理，这不仅是当前社会发展的要求，同时也是国家和社会发展的主要趋势。

关键词：现代标准；档案管理；体系建设

前言：在质检系统中，国家标准档案是标准档案管理的主要组成部分。本文对现代标准档案管理的意义进行阐述，分析了当前档案管理工作存在的主要问题，提出要适应现代档案管理的发展趋势，应当从制度、基础设施等方面增加信息化方面的要求与内容，建立现代标准档案管理体系，提升标准档案的管理水平，发挥标准档案的利用价值。

1.现代标准档案管理体系建设的意义

1.1满足科学发展观的要求

在我国精神文明建设工作开展环节中，档案管理也是一项不可忽视的重要组成环节，关系着我国政治、文化等不同领域。在档案管理作用下，不仅可以对过去工作和今后发展的分析，还可以在科学发展观作用下，及时调整工作方向，实现全面发展和可持续发展，这对于档案价值的提升也有着十分重要的积极影响。所以在全新的社会发展背景下，对档案科学化管理水平进行提升也是一项十分重要的工作，不仅能对档案价值进行有效提升，同时也能对群众生活提供积极影响。

1.2有助于信息化水平的发展

在当前信息社会发展背景下，各种先进的科学技术手段也得到了充分发展，同时对于人们的生活也有着较显著的帮助作用，极大程度上的转变了人们生活与工作效率。在信息化水平不断提升和发展背景下，低效率和不科学的传统工作方式已经很难满足当前社会的发展需求，所以更需要对档案管理工作的综合水平进行提升，只有这样才能实现对工作形式、内容的完善，这对于档案管理工作的科学化、规范化也将起到有效的帮助作用。

1.3促进国家文化软实力

档案中主要记录着国家、企业的发展历史，在档案工作中可以对国家实际发展情况进行掌握，通过这种方式也可以掌握国家文化的发展进程，这项工作的开展对于国家发展也将起到十分显著的积极影响。因此在对档案进行管理和记录的环节中也需要充分贯彻和遵守真实性原则，只有这样才能对国家或是企业发展历史进行科学记录，并在记录环节中对文化发展规律进行分析，这对于国家建设，特别是文化软实力的发展有着十分显著的积极作用。

2.现代标准档案管理体系建设中存在的问题

2.1信息化管理存在不足

在实际的档案管理中，由于时代的飞速变革和发展，传统的档案管理模式完全满足不了当代工作的具体需要，在档案管理中充分应用物联网和大数据，使得档案管理更有针对性，并通过精准分析和筛选档案数据，很容易将档案管理工作的节点找到，在很大程度上利于档案管理工作水平和质量的提升。然而，在具体的实施中，存在的一个普遍性的问题就是档案管理人员没有充分掌握信息技术，死守传统档案管理模式，因此对工作中存在的问题无法及时发现，从而在一定程度上使档案管理工作效能无法提升。

2.2现代化管理体系缺乏

对于档案管理工作而言，通常精力会放在主营业务上，无论是资源调配还是工作统筹上，都没有充分重视档案管理工作，更不用提建立良好的管理体系，而在财力和人力资源配置上实效性和专业性也不足，那么，怎么样能够成功建立起信息化和现代化的档案管理体系，这和整个管理工作水平有直接关系。基于此种背景，档案管理人员理当关注的重点就是怎样将档案管理的综合效能进行提高，并在现代信息化管理体系中有效纳入档案管理工作，从而助力于我国档案管理工作发展。

2.3档案管理智能化水平低

档案工作想要健康可持续发展，首先就要对档案管理水平进行有效的提升。也就是说，档案管理工作和现代信息技术无法分割，在具体的档案管理工作中，科学管理方法匮乏，导致多个单位没有先进的档案管理手段和模式，智能化水平也不高，无法提升档案管理效能。

3.建立现代标准档案管理体系的措施

3.1修订标准档案管理办法及相关制度

在现代档案管理模式下，虽然传统的纸质标准档案为法定档案必须保留，但纸质档案将会逐步全面数字化。对数字化标准档案如何收集、生产、编目、存储、数据交换、资源共享以及安全性的管理等工作都应当在相应的制度中体现，使其适应信息化发展需求。因此，需要修订《标准档案管理办法》，增加数字档案管理的要求与内容，并根据实际需要，建立相应的档案利用、安全保密管理等相关办法。

3.2对档案管理工作进行准确定位

在上文的分析中我们应该充分认识到，档案管理本身就是一项基础工作，关系着企业、单位工作的发展情况和重点环节，所以只有借助更为科学的思想和工作手段对档案管理工作进行研究，才能对这项工作质量实现有效提升作用，并更有效的为人们查阅提供有效帮助。在单位发展中，广大档案管理工作人员也需要对自身工作内容进行明确，通过对自身工作重要性的提升，树立起更全面的服务理念与工作意识，这对于工作人员自身工作定位方向的明确也将提供有效帮助。

3.3实现档案管理工作的信息化建设与发展

传统档案管理工作在开展环节中采用的多为人工手段，也就是在单位或是企业内部组建一个专业的记录小组，由这个小组对工作中出现的各项事件进行记录，通常可以根据时间顺序进行排列，但是这种档案管理工作也存在很多不健全的环节，比如需要花费较大的人力资源、时间长了无法对纸质资料进行有效管理等。在当前科学技术的稳定发展背景下，计算机技术也得到了显著发展，因此企业在发展中也要充分认识到档案工作的重要性，只有这样才能强化信息技术在工作中的应用力度，将单位工作档案更要有效和准确的记录在网络中，这种工作方式不仅能对企业经济发展水平进行提升，同时对于环保效益的提升也有着十分重要的积极影响。

3.4开展标准档案信息化管理内容与方法研究

与传统标准档案管理相比，现代标准档案的管理不仅在工作模式上从手工操作转向计算机操作，更深层次的是管理内容与方法的转变。传统的标准档案的管理主要是收集和保管档案的纸质材料，并提供档案材料的借阅与复印。在现代标准档案管理中，除了纸质材料进行常规收集、整理、立卷与归档外，还要将档案材料进行数字化和存储管理，包括对历史档案材料进行数字化加工、编目，把历史档案信息整合到管理系统中。数字化档案的管理除了档案材料本身的数字化，还要对编目信息的著录规则、数据字典的设计、电子文件的管理、档案信息的统计与应用、档案编研内容的开发与利用等内容进行规范和管理方法的研究。通过研究与开发，提供详实的标准档案信息，提高标准档案信息的可靠性和快速的综合分析能力，一方面为政府管理部门提供决策和管理的支持，另一方面也为标准知识普及、标准制修订研究和标准化发展提供智能化服务，从而充分发挥标准档案的作用与价值。

结语：

在社会综合发展水平不断提升的背景下，对档案管理进行标准化建设将成为时代发展的必然趋势。要想对档案管理工作的水平进行提升，需要加强信息化技术的应用，增强档案管理工作质量，全面促进社会的稳定发展。

参考文献：

[1]江月.信息化背景下档案管理改革初探[J].中国战略新兴产业，2018.

[2]蔡玲玲.现代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].人事管理,2018.