电力设计企业档案的数字化管理体会

张睿

摘要：电力设计企业在设计工作运营中都会产生很多资料，这些资料最后要作为档案进行储存管理，信息技术的大兴发展和应用，使数字化技术与档案管理有效结合在一起。这极大提高了电力设计档案管理的水平，相关人员应该对档案管理中的相关注意事项进行关注，并对其中产生的问题进行解决，使数字化技术与档案管理结和得更好。

关键词：电力设计；数字化；档案管理

数字化管理建立资料为电子版载体的基础上，改变了传统纸质版载体模式，信息技术和计算机设备使用已经成为人们生活常态，所以档案管理数字化建设势在必行。本文主要针对电力设计档案的数字化管理进行探讨。

一、电力设计档案数字化管理的必要性

电力设计档案资料内容繁多，不仅有电力工程图纸，还有会议资料以及工程底图等，这些内容意味着海量数据，数据在进入档案之前，还要经历收集、录入、整理以及分析储存环节，每一个环节都不能出现差错，毕竟数据在计算处理上又可能会产生关联，所以传统人工处理方式总是无法保证数据百分百正确，所以数字化信息技术能够与档案管理结合在一起时，设计企业进行档案馆数字化建设十分有必要[1]。电力设计档案数字化管理，首先解决了数字处理是否精准的问题，同时这些数据无论处于哪个处理步骤，处理速度也是能得到保证的，再加上这些数据都是以数字化形式存储在网络上，单位的相关人员只需要输入档案馆的验证码或破解密码，就可以享用这些数据资源，这就实现了档案资料资源的高度共享化。如果几个设计企业之间可以进行信息系统建设，则分享的档案资料资源更多。这些数据资源在被共享的过程中，中间的步骤都是一体化的，则极大方便了相关人员的操作时间，使信息利用更加方便。另外，从档案管理本质上讲，极大方便了管理人员，减少了其负担，也减少了设计企业档案馆的储存空间，最后的管理效果却是显著的。

二、电力设计档案数字化管理中的问题

1.数字化管理未能脱离传统管理方式

电力设计档案在进行数字化管理时，虽然应用了数字化技术和众多的信息技术，但还是习惯将纸质版载体的档案资料作为保底备份资料存在，虽然这在很大程度上能保证电力设计的相关资料的安全系数，但无论是管理工作，还是一开始的档案整理工作都会消耗大量的时间成本和人力成本，安全性能也不是百分百，毕竟纸质版档案很容易受到火灾或潮湿等方面的威胁影响。但这也同时反映了一些问题，一方面是电子版档案资料的安全问题是人们放心不下的，毕竟数据一旦篡改，是无法进行恢复的，有的甚至不能让你发现数据改变的蛛丝马迹[2]。另一方面就是电子档案的法律规定以及相关条款说服力不足，众多企业还是比较相信纸质版载体资料，但这确实会阻碍档案数字化管理的进步，在众多信息技术横空问世的背景下，档案管理完全数字化指日可待，但目前的问题使大家看不到数字化管理完全代替纸质版档案管理的希望。

2.系统软件有待完善

电力设计档案资料内容繁多，海量数据在进行数字化转化和归档的过程中，往往需要人为操作，有时甚至出现两个相邻步骤的对应软件连接有误现象，这归根结底是系统软件的兼容性不能使管理实现自动化，所以在数字化管理中，如果不能对系统软件进行功能上的升级，数字化管理的效果是无法完全展现的的。这就使得电力设计中的设计步骤与设计资料储存工作无法实现自动一体化，还得需要相关人员对设计资料等进行扫描录入，在此过程中，因为人为介入，很难保证不会出现差错。

3.档案数字化专业人员匮乏

电力资料最后是要服务于大众的，数字化管理为档案资料共享提供了有力的平台和手段，在此过程中，需要专业的档案人员进行配合，使电子档案整合开发能顺利，如此电力设计水平和质量才能得到保证[3]。但在实际中，在一家设计企业中，档案专业人员或许不少，但档案数据化专业人员就屈指可数了，并且他们还是习惯了以往的文献服务型管理模式，不能为档案管理数字化建设提供服务和贡献。

4.档案数字化管理中的安全问题

电力设计资料进行数字化管理，如果能完全取代纸质版资料管理，设计企业应该考虑的是当没有纸质资料作为保底资料时，电力设计的相关资料如何在安全系数低的网络上得以长期安全储存。无论是病毒还是黑客，都是电力企业进行数字档案建设管理需要应对的对象。所以网络安全总是与数字化建设共存的，相关人员要注意。

三、电力设计档案数字化管理强化措施

1.健全制度，规范数字化建设

电力设计档案是电力企业众多设计工作运行的重要参考资料，资料不仅要完整、准确，还要保证不会泄露，一旦这些设计资料为对手所掌握，将会对单位经济和信誉方面早还曾很大负面影响，所以档案管理工作不能出一丝差错，相关领导人员要对档案管理工作进行关注，并对其中的管理步骤进行查看，对管理人员的管理工作完成状况进行评估[4]。还要对电力设计档案数字化管理进行着重关注，在档案馆数字化建设的过程中，就要建立相关的数字化管理制度，在参考国家有关政策法规的情况下，对档案数字化建设以及管理的执行过程进行监督。数字化管理制度要真正对管理人员产生约束作用，使档案整理的每一个环节都井然有序，不会出现偏差。还要对管理工作中的每一步操作进行规范和细化，不同的管理对象和管理任务都要分配到具体的负责人，使数字化管理更加规范，更加有效。管理人员不仅要靠管理制度进行管理和约束，还要有相关的激励机制或其他责任制度来加强管理人员的责任心和工作心。

2.提高档案管理人员素质

电力设计档案早已不是传统模式，所以档案管理人员不管年龄几何，不管有多少的档案管理经验，一律都要转变新的管理模式，能永远保持先进的管理理念。如果档案管理人员处于退休阶段，单位还是要启用懂电子计算机技术和数字化管理技术的新人，新人在上岗前，要经历一段时间的专业培训，只有培训合格的，才能进入档案室进行管理。所以设计企业要想加强档案数字化管理，组建一支强有力的专业队伍势在必行，档案管理人员的业务素质和态度都要得到保证，才能使设计资料管理没有出行差错的机会。

3.健全档案数字化管理的网络配套设施

系统软件不兼容导致的数字化归档问题以及数据转化中的速度慢、数据多问题等都需要设计企业重新对相关的网络配套设施进行健全和完善，并且在性能上保持最先进，虽然会花费很多成本，但管理成本却会减少，在对档案进行数字化管理的每一步骤中所涉及到的设备，单位都要给配全[5]。另外，在系统软件上面，设计企业还要请教相关人员对系统软件进行升级，解决软件不兼容，无法自动化问题。

结语

电力设计档案的数字化管理总是脱离不了数字化设备和数字化管理技术以及数字化管理人员、有效的数字化管理制度等，相关单位只有解决了数字化管理中的问题，并将相关的制度措施落实到位，才会在最后看到显著的数字化管理效果。

参考文献：

[1]江淑洁.新技术下电力行业声像档案数字化探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊）,2014,（08）:244-245.

[2]林云.电力勘测设计档案的数字化管理[J].城建档案,2011,（11）:51-52.

[3]贺超,徐朗,龙玉兰.电力设计档案管理中存在的问题及对策探讨[J].改革与开放,2011,（20）:104.

[4]于明佳.电力设计企业档案数字化建设研究——广东省电力设计研究院文档管理系统案例研究[J].中国电力教育,2011,（12）:47-48.

[5]何曦.电力设计工程档案信息化建设研究与应用[J].中国勘察设计,2009,（12）:78-79.