综合档案网络化管理研究

白青胡

摘要：综合档案的管理工作随着以计算机和通讯技术为主的现代科技的快速发展，早已经从传统形式下单一的纸质化管理转变成以数据信息为主体的网络化管理，并且对整个档案管理工作的各个环节造成了翻天覆地的变化，使整个档案管理流程愈发清晰、执行过程愈发顺畅，在减少人力成本和增强档案安全性方面也体现出不可替代的作用。为了更好地适应信息化社会要求，必须继续加强综合档案的网络化管理。

关键词：综合档案；网络化管理；措施

综合档案的管理工作一直与各行各业的服务模式息息相关，受到当下计算机网络信息化发展潮流的影响，各个领域都已经步入大数据时代，其工作形式和管理流程基本上全部依赖于互联网络，与之相应的档案收集、整理、使用、存储等一系列管理工作也随之发生改变，网络化管理正是体现当下时代特征的最佳方式。所谓“档案管理的网络化”是指以档案管理的基本原则为前提，以档案管理的目标为导向，利用计算机网络等相关的先进设备、技术、手段，对整个档案管理工作进行更新和优化，从而有效提高档案管理工作的有效性。

一、综合档案网络化管理的意义

1、综合档案网络化管理使档案资料借助互联网络这一具备安全性和可追踪性的专用通道进行传输，可以有效避免资源丢失的现象。举例来说，档案管理人员将档案资源通过办公自动化系统传输到计算机网络上，各级部门根据自己的需求从网络上进行查询、下载并使用，从而使这一过程不仅简化了人工传递的繁杂，而且使信息传送更加可靠、快捷。

2、综合档案网络化管理使档案资源的录入过程更加高效，各部门根据自己的情况通过计算机网络将档案资源传送至管理空间，既增加了档案资源的来源和价值，又降低了统一手工录入的人力成本，而且档案管理人员还可以根据上级的安排直接在网络上对档案资源进行修改操作，以保持档案的准确性和高价值，从而有效提高工作效率。

3、综合档案网络化管理使各部门之间在借阅、利用相关资料时不会因为审批的复杂和传递时间的浪费而造成档案管理人员工作重复烦琐的现象，只需要通过计算机网络将基层单位和各级部门进行联通，使档案资源实现快速查阅和远程打印，从而有效节约时间并降低办公成本。

二、综合档案网络化管理存在的问题

1、林场在进行档案管理时分工不是很明确。综合档案管理本身就是一个比较复杂并且任务重的工作，它需要管理人员将这些档案进行严格的分类，这样才便于后期对他们进行查询。但目前我国林场档案管理存在着诸多问题，我国大部分林场都没有一个专门的机构来对这些档案进行分级管理，我国林场基本上都是仅仅对文书档案、基建档案等一般档案进行管理，而对一些特殊形式的档案并没有进行有效的管理。另外，林场对档案管理人员也没有进行统一管理，管理人员并没有明确的工作职责。所以，种种原因导致了林场档案管理工作出现混乱。

2、林场里的一些基础设施并未达到核定的标准。林场要想综合档案管理网络化就必须要有相应的计算机软件和网络技术。但目前，我国大部分林场都缺少这些必备设施，所以，林场综合档案网络化管理工作就不能顺利开展下去。由此，林场要想对林场档案实施网络化管理，就必须先完善林场的基础设施，不断引进先进的计算机技术。

3、林场档案管理人员的专业素养不够高。随着计算机网络和信息技术的发展，林场也将对综合档案进行网络化管理。但是计算机网络是随时会发生变化的，林场要想更好地进行综合档案网络化管理，就必须不断提升档案管理人员在计算机方面的专业素养。但是，目前我国大部分林场在这方面都有待提升。

三、加强综合档案网络化管理措施

1、林场要明确划分综合档案的管理范围，对它们进行合理的分级管理。林场要想对综合档案进行网络化，首先就要明确档案管理的范围，并根据管理的范围来对档案进行合理的分类。要想科学、合理地对档案进行分类，林场就需要根据综合档案自身的特点来制定合理的档案管理制度，明确好管理人员的管理职责并对他们进行定期考核。

2、加强基础设施建设以提供设备保障。综合档案的网络化管理是以计算机网络为载体，利用通信技术、网络传输技术、扫描技术、多媒体技术、数据库技术、数据压缩和上传技术等实现档案资源的收集、整理、使用和存储，因此基础的网络设备必须要得到保障。一般来说，可通过以下几方面加强基础设施建设：第一，配置高端电脑以作为档案管理系统的终端，其需要具备超大的内存以存放各种形式下所有内容的档案资源，也应具备超高的分辨率以确保档案资源清晰完整地被查阅和下载，还应具备超强的性能以保证电脑质量足以支撑管理人员快捷、高效地开展相关工作。第二，配置一定数量的摄影相机和音频视频转化器，以便及时记录各类文字资料和活动过程以丰富档案库的内容，并且通过声音和图像的自由切换以供不同需求的人员进行查阅。第四，配置专业的综合档案资料信息管理系统软件，对互联网络上的整个档案管理过程进行系统化协助，实现智能化的开发利用与资源共享。

3、加强管理制度建设以提供制度保障。第一，设置专门的综合档案网络化管理细则，通过标准的操作程序对综合档案的网络化建设过程树立参考标准，其中应包括对不同项目的档案资源进行分类的方法，在编制档案卷宗的目录时怎样编号和排序，按照怎样的原则来设置档案资源的主题、摘要和关键词以便于查询。同时，还应对整个档案资源的收集、整理、存储、修改、使用等环节进行制度化规范，以具体的操作和执行规则来保证各个环节稳定、有序地进行。第二，对档案管理人员的具体工作过程进行制度化规范，并辅以监督机制和奖惩机制，使其按照既定的行为准则开展相关工作，并通过对其工作流程的监督以及工作成果的奖惩来促进档案管理人员按照科学的、标准化的制度和积极向上的心态来执行管理工作。

4、要对档案管理人员进行定期培训，为档案网络化管理提供一定的人力资源保障。一方面，林场要对档案管理人员在计算机网络技术方面进行定期培训，提升他们在计算机方面的专业素养，使他们在以后的工作中能够将网络信息技术运用到档案管理工作实践中，不断提升档案管理工作的效率。另一方面，林场要培养档案管理人员的职业素养。林场应采取相应的措施对档案管理人员进行培训，让他们在实际工作中不断认识和理解档案管理工作的使命和可能存在的风险，从而让他们明白自己所做的工作对整个林场的重要性，不断提升他们的综合素质，使这些管理人员能够成为具有较高职业素质的专业复合型人才，从而保证林场综合档案管理工作能够顺利地开展。

5、加强安全管理以提供安全保障。第一，在档案部门的专用电脑上安装功能强大的杀毒软件，防止档案资源被破坏。重点加强综合档案网络管理系统的操作终端，以防档案资源的内容、权限等受到人为篡改。第二，对特别重要的机密档案资源进行加密处理，利用高级的程序或防范系统来保障数据的安全、完整。第三，对综合档案网络化管理所涉及的各种软硬件进行定期检查和维护，及时发现潜在风险并进行修复，从而使整个档案管理过程不受干扰。

总之，将计算机网络与档案管理工作结合起来，已然成为林场现代化建设中的一个重要组成部分，对林场的持续发展有重要的意义。它不仅能够使林场的信息资源得到共享，还能为林场专家进行研究工作提供一定的数据支持，并且在一定程度上能够提升林场的林场卫生服务水平。但是要想将综合档案网络化管理更好地运用到实际工作中去，还面临着许多难题，所以，还是需要大家一起讨论，找出更好的解决方案。

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