办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析杨淑芳

陈莉

华电湖北发电有限公司电力工程分公司

摘要：我国经济建设发展至今取得了非常不错的成就，其成果遥遥领先其他发展中国家。近年来，随着当今社会经济建设及城市化发展的持续推进，各地区的大量基础设施正在逐渐完善，此时传统的纸质档案管理模式已经不能保障新时期工作需要得以充分满足。基于此，企业进行文档管理工作时，应跟随着信息化时代发展步伐加强信息化建设力度，借此保障办公室文书档案安全性的同时，促使文书档案利用率显著提高。

关键词：办公室文书档案收集；归档工作管理现状；措施分析

引言

随着经济建设的快速发展，近年来，我国加大对于各行业的发展力度，经过不断努力，已经取得了非常不错的成效。文书档案收集与归档工作作为档案管理工作的一项重要内容，在全新发展环境下面临极大的发展机遇和挑战考验，因此需要我们对其进行深入研究和全面分析，找到文书档案收集与归档工作在新时期的合理发展策略，促使其得到全面综合发展，从而为社会主义建设事业做出积极的贡献。

1文书档案定义

文书档案，产生于各种机关、团体、企事业单位等在日常工作、行政管理等活动中，从各类型具有保存价值的、较为重要的文书材料转化成为档案，人们在生产生活中的使用文字记录、相互交流、信息传递等活动均可汇集产生文书。文书主要包括公务和个人两种类型，通常所说的文书主要指公务文书。就企业的管理体系而言，文书档案管理是其非常重要的一部分，与企业管理效率、服务质量有着直接的联系。而对于文书管理来说，分类和归档又是其中的主要构成部分。但是，随着现代社会的发展进步，企业文书档案管理工作也暴露出了很多问题，这就需要企业从自身实际出发，针对问题提出解决措施，让文书档案管理工作更顺利、更规范、更标准地进行。

2办公室文书档案收集与归档工作管理现状

当前，企业的文书档案工作基本已经全面趋于信息化方向发展，但值得注意的是，受用房条件这一限制性因素影响，加之落后档案管理方式、人员匮乏及大量历史资料数据等因素存在，使得一些企业的信息化模式仍未贯彻实行，给档案工作的科学规范、信息化发展造成了影响。从目前一些企业文书档案调阅实际情况来看，查阅档案的方式，仍沿用目录、人工检索等传统形式，导致大量库房空间被占用的同时，查阅过程往往也会消耗大量时间和人力。之后，虽然大部分企业跟随信息化时代发展，在电子档案归档目录方面加强建设力度，但因此方式对文件目录查阅时，只能以电脑及文本为主，原文信息难以看到，因而通常还需要到库房对相应文件进行调阅，所以仍然有调卷效率低及原件易破损等问题存在。

3办公室文书档案收集与归档工作的优化发展措施

3.1提高企业全体工作人员对档案管理工作重要性的思想认知

企业领导要对档案管理工作予以高度关注，引导全体员工树立对档案管理工作重要性的正确认知，构建起上下一心、统一完备的档案管理协调配合机制，为提高企业办公室文书档案收集与归档工作管理效率打下坚实的基础。档案信息资源是对企业组织重大事件及发展进程的真实记录，是企业组织制定未来发展策略的基础保障和参考依据，如果全体工作人员都能充分认识到这项重要管理工作的意义和价值，就会彻底改变文书档案管理工作不被重视的不利局面，促使所有分支机构部门都能够按照档案文书制作规定提交规范标准的档案材料，积极配合办公室管理人员的档案收集归档工作，促使文书档案信息收集渠道变得畅通无阻、管理质量效率得到不断提升，文书档案资料更加完整而规范。

3.2提高文书档案信息化管理水平

首先，在管理人员水平方面进行提升，从目前一些单位实际情况来看，普遍存在人员匮乏及工作任务量大等问题，虽然说大多数档案管理人员已经熟悉纸质档案管理原则及方式方法等，但要想使得文书档案管理与信息化档案发展相符，确保档案信息化管理环节产生的问题得以及时有效解决，应注意人员素质水平的提高，并重视当管理方法的创新。具体来说，要加强培训力度，或者邀请专业的信息化档案管理专家来指导工作，为管理人员高效高质完成档案管理工作提供帮助。其次，建设科学化及现代化的管理，通过档案管理模式的积极创新，加之选择先进数字化管理模式应用，能使得新时代下文书档案发展需要得以充分满足。现代档案管理进行健全的必然途径就是信息化管理，为确保传统档案管理思想得以切实转变，必须要在企业的整体规划中充分纳入数字化文书档案管理，同时基于各部门沟通协作力度的加强，加之领导的支持和帮助等，尽可能在年度预算中纳入数字化档案管理，以充足资金保障数字化档案管理有序、顺利进行。

3.3提高档案管理人员的水平和素质

档案管理工作整个过程中的直接接触者和工作践行者非档案管理人员莫属，档案管理工作的标准化与规范化进程主要取决于其管理能力、工作水平和个人素质。因此，要不断促进档案管理人员综合素质提升，要在培养现有人才的基础上，积极引进管理人才，让档案管理工作更好地开展。

3.4构建科学的档案管理机制

办公室文书档案管理问题，首当其冲就是管理制度的缺失，不知道如何进行管理。因此首先必须要完善的文书档案管理机制，要结合文书档案管理工作要求制定相关管理制度，并就制度的执行做出严格要求。具体操作时，第一步是审视之前的文书档案管理机制，总结其合理和不合理的地方，可成立专门的调查机构，对基层单位的文书档案管理工作的具体情况进行了解，形成工作记录，根据工作结果商讨机制改进的具体做法。要注意调查必须全面、客观，所建立的新的文书档案管理机制，要能够对文书档案管理的整个流程、方方面面作出要求，确保工作中的每个环节都有相应的指导和对照标准。

3.5调动文书档案管理人员的积极性和主动性

在日常工作中，企业档案管理人员普遍存在被边缘化的现象，因此工作人员工作的积极性和主动性不高，调动文书档案管理人员的积极性和主动性可从下面三方面入手：首先，寻找适合岗位的人。在招聘时要严格把关，针对岗位职责和工作性质，招聘具有专业知识、较强责任心和富有工作热情的人才来担任此项工作。热爱岗位，才能更好地从事档案管理工作。其次，满足文书管理员基本需求，帮助其调整心态。关心和满足现有的档案管理员工作的需求，加强基础建设，完善硬件软件设施，为其提供优越的办公环境，消除其内心被边缘化的想法，以积极的态度投入工作中。此外，办公室文书档案管理工作是一项复杂的工作，鼓励做好工作交接，可尽快熟悉文书管理工作。工作有序交接，保证档案管理工作的持续性、稳定性。最后，实施岗位责任制，加强考核力度。能够增强办公室档案管理员的责任心，可从根本上提高办公室档案管理水平。建立健全激励机制，可以激发员工的主观能动性，积极投入工作中。

结语

在信息化、数字化时代发展环境下，办公室文书档案收集与归档工作也发生了巨大的变化，面临全新的考验与挑战，因此需要企业和档案管理人员提高对这项工作重要性的认识，制定科学完善的档案管理制度，积极运用现代化信息技术管理手段，不断提高行业队伍的综合素质能力，促使办公室文书档案管理工作质量效率得到有效提升，从而为社会建设事业作出积极的贡献。

参考文献

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[2]刘芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济，2019.

[3]高彩平.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].现代营销（创富信息版），2019.

[4]张成丽.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2019.