关于中学档案管理信息化建设的分析

高智华

关键字：因为科技的进步对中学档案管理中学档案管理工作产生了一定的影响，因为中学档案管理工作的特性，大量的数据分析、保存和传输不可避免，为了提高管理效率，中学档案管理与时俱进势在必行。但是我国现在的中学档案管理仍然存在一定的问题，所以必须进行改革创新，以此提高中学档案管理工作的效率。比如互联网的飞速发展，就为现代档案管理工作提供了较大的便利。一方面在档案管理的效率方面，互联网能够以大数据分析的优势性作用，迅速归类不同档案；另一方面，通过信息化建设对于档案信息的储存，是现代档案管理工作质量提升的一个重大契机。然而在现当代的档案管理工作当中，仍然存在着管理人员群体结构模式与现代化信息手段运用不当等问题，下文将重点进行探析。

关键字：中学档案管理；信息化建设；分析

一、引言

当前，是多媒体时代，也是大数据时代，更是信息化时代。随着经济的快速发展，科技技术也在不断地提高，新的信息技术犹如洪水一般席卷校园。冲击着校园管理的原有的结构，促使教育产业实现兼并重组。在新的科技潮流下，原有的中学档案管理方式，逐渐暴露出了自身的不足，为了提高中学档案管理的效率，使得中学档案管理能够更好的服务于所需要的群体以及个体，减轻档案工作人员的负担，必须对现有的中学档案管理方式进行改变，让档案的归档和整理以及存取更加符合现代发展形势的要求，真正发挥其该有的作用，以此提高档案带来的真正效益。人们对于数据获取的速度和准确性的要求越来越高，缺乏新型技术，与完善的管理体系和技术支撑，中学档案管理工作必然会落后于时代的发展，对其相学校产生巨大的影响，所以提高中学档案管理技术、实施监督管理方式已经迫在眉睫。

二、现代中学档案管理中存在的问题

（一）中学档案管理软件承载量不稳定

在未开发相应的中学档案管理软件之前，档案的储存于分类大多数是手工进行的，为了提高中学档案管理的效率，伴随科技进步，相应的管理系统被开发出来，档案的存取和分类实现了跨越式的进步。但是因为档案自身具有信息量大、种类较多以及整合困难等特点，使得档案的储存软件成为档案管理的软肋。随着信息量的不断增加，软件的负荷量也在不断地加大，由此使得软件自身的承载负担越来越重，随时有可能出现系统崩溃、数据永久丢失的风险。

（二）中学档案管理人员技术不达标

要求相关指出，档案管理工作人员需要能够具备一定的互联网档案管理技术。然而在现实的档案管理工作当中，仍然有相当一部分工作人员的信息化档案管理技能难以达到现代化的标准，有的学校仍然延续以人工为主的档案管理形式，对于档案管理工作人员的档案管理新技能培训工作落实不到位，导致了整个单位和部门的档案管理工作转变滞后。更严重的是，有的单位或者是部门在进行档案管理工作的时候，由于对于人才技能的判断不准确，而将一些具备较强档案管理技能的员工调配到其他的部门，导致了档案管理人才的流失。随着时代的不断进步，中学档案管理已经不仅仅是一项简单的粘贴、复制工作，需要中学档案管理人员更加清晰的头脑和具有一定的计算机水平。因为档案纷繁复杂，需要提前在自己的大脑中做好相应的设定，然后在相应的机器上按照一定的步骤进行操作；同时，在储存或者调取档案的过程中，如果出现一定的问题，就需要学校管理人员进行相应的操作，以便可以及时的保护好学校档案数据，避免数据损毁或者遗失^[1]。

（三）缺乏统一的中学档案管理平台

实施档案统一管理和保存的目的就是为了保证学校档案不丢失，方便存取和使用，但是在实际的生活中并非如此。因为制度等各面的原因，使得中学档案管理存在一定的分散性，即不同方面的档案分别在各自的区域进行保管，使用的时候再到该地区调取。这样做虽然分散了中学档案管理的压力，但是却给使用者带来了很大的困难。缺乏统一的数据获取平台，数据的使用者只能按照制度前往不同的地方获取自己想要的数据，而且没有统一的管理，也大大地降低了数据整合的可能性。

三、学校档案管理借助新信息技术应用和创新途径

（一）引进5G技术，提高系统的稳定性

为了保证中学的所有档案能够更好的储存，数据不被丢失，必须要提高系统的稳定性，提高储存空间和整体整合的能力。5G技术具有其独特的优势，不仅数据的存储量大，方便交互式提取，而且系统稳定，承载量大，可以最大限度的保护好数据，同时兼顾系统的容量，保证在高负荷的运转之下能够仍然能够提供实现高强度、高负荷的工作^[2]。比如5G技术的引进，就可以容纳大量的信息，而且会根据系统的设定，自己进行归类和储存。

（二）提高中学档案管理工作者的业务素养

采用信息化的档案管理技术意味着员工的档案管理技能也应当随之更新换代，因此档案管理部门在引进新技术的同时，也需要注重对于员工技能的提升和培养。在档案管理人员技能的提升和培养方面，必须要以高效率作为主要的追求，这样才能够让整个学校档案管理部门迅速实现信息化的档案管理手段，确保档案管理部门能够正常运行。可以引进统一的信息化档案管理技能培训课程，让每一位档案管理的学校档案工作管理人员进行账户注册，然后按时完成需要学习的档案管理技能课程。综合采用这样的形式，才有助于迅速调整整个档案管理部门员工的技能，快速实现档案管理的现代化。只有这样，中学档案管理的工作效率才会真正的提升，也才能够很好的把握新技术对于管理工作的影响，从而真正实现中学档案管理工作的规范化、科技化和现代化。

（三）实现数字化中学档案管理的一体化

档案的存在的意义就是为学校以及相关部门的工作提供相应的服务，以便于需要信息的人可以在最短的时间内获得想要的数据，也只有建立一个统一的平台，才能够保证某些数据资源的共享，产生其新的价值。但是因为管理体制等方面的原因，中学档案管理到现在为止都没有统一的管理平台，即使实现了中学档案管理的数字化，对这些数字的统一和归类也是一个巨大的问题，因此上，建立一个统一的管理平台势在必行。平台成立后，所有的数据都可上传在这个平台上，然后按照一定的制度进行相应的管理，以此实现存取和交互传递的速度^[3]。

四、结论

综上所述，在新的技术时代，学校档案管理工作中可以实现，越来越的资源相互融合，不仅实现了资源整合和工作的高效率，而且对现有的相对落后的档案制度或者技术也提出了一定的挑战。中学档案管理工作因为自身的特点，被被卷入了科技的浪潮，为了更好的管理档案，保证数据的安全性和完整性，新的科技的引入已经是必然。纵观现在的中学档案管理工作，存在人员专业素养不够、系统不稳、数据平台不够完善等各方面的问题。为了解决这些问题，提高工作效率，可以从人员、系统和平台等多个方面同时入手，以此提高中学档案管理的效率，实现中学档案管理的现代化。从而确保学校的发展资料以及管理制度，教学活动等项目内容可以得到有效的记载，流传百年，永垂史册，见证学校一路鼎盛发展，欣欣向荣。

参考文献：

1. 徐静.数字中学档案管理中存在的问题与分折[C].“决策论坛—经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集（上），2018（7）：32-36.

2. 刘燕.探析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务,2018:51.

3. [3]李爽.加强数字中学档案管理工作有效措施[C].“决策论坛—经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集（下），2017（8）：55-58.

4. [4]攀延英.5G网络技术特点分析及无线网络的规划研究.数字通信世界，2019.
   [5]姜家松;.分析中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].传媒论坛,2019:149+151.

[6]孟晓宏.医院档案管理中的档案信息化建设分析[J].黑龙江科学,2020:118-119.

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