电子档案的异地备份管理策略

程健

摘要:随着时代的不断发展,科技越来越发达,网络信息化技术被广泛应用在社会的生产和人们的学习生活中,在这样的时代环境下,档案管理的模式也有所改变,传统的档案管理模式早已不够应付如今庞大的信息量,将电子信息技术合理应用在档案管理的工作中,能够有效提高档案管理的工作效率。其中,电子档案的异地备份也是不容忽视的重要工作,跟传统的管理模式相比,电子档案的异地备份更加便捷高效。本文将从以下几个方面阐述电子档案的异地备份管理策略。

关键词:电子档案异地备份管理策略

前言:在信息化时代的背景下,电子信息技术也被广泛应用于档案管理中,在这样的管理模式下,电子档案的管理和异地备份的效率有了一定的提升,在传输数据和使用数据的方面也能够更加方便快捷。但是电子档案管理和异地备份也具有一定的弊端,仍需要相关技术人员进行不断的完善,从而保障电子档案异地备份管理的稳定性及安全性。

一、电子档案异地备份的重要性

档案异地异质备份是保护档案信息安全的重要方法，是建设“档案安全保密的档案安全体系”的必要手段。目前从国际档案界的工作趋势来看，档案异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。电子档案的异地备份能够有效保证电子档案的安全保管和多方资源共享,在信息时代的背景下,由于电子信息的不稳定性以及档案资源的不可再生性,相关工作人员更应当注重电子档案的异地备份。电子文件一旦出现损毁,将会直接影响档案的使用和记录保存,甚至可能导致一段重要历史的丢失。因此针对电子档案备份,相关技术人员应当对其管理系统进行不断的升级优化,保障电子档案备份的安全性,规避在电子档案管理过程中出现的风险,避免不必要的档案损失。

二、电子档案备份存在的问题

一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，显然是不够安全的。一旦遭遇突发事件和自然灾害，本地保存的档案可能会严重受损，甚至无法修复。自然灾害和其它不可预测因素的存在影响档案资源的安全性和完整性。在目前的的信息技术条件下,电子档案的异地备份仍存在着很大问题,在灾备技术的预案方面不够重视,数据传输的方法选择上不够规范,这些问题都对电子信息技术的档案备份的效率和质量产生了严重的影响。其中,电子档案的传输是重中之重,相关技术人员应当重视起来,在传输过程中进行合理优化,尽量做到节约成本的同时还能引进先进的技术,对电子档案的备份技术手段进行不断创新,实现高效且安全的电子档案数据传输,保证传输过程的稳定性以及传输结果的完整性,为电子档案的异地备份保质增量。

3. 电子信息技术的档案备份管理的发展策略

随着我国档案信息化的发展，电子档案的数量不断增加，其重要性也日益增加，电子档案的备份工作作为保证电子档案安全的最有效手段而备受瞩目。下面，就将着重论述电子信息技术的档案安全备份的有效策略。

(一)加强电子档案备份技术人才的培养

从可持续发展的角度来分析电子档案备份的管理策略,首先应当从技术人才的培养方面着手,信息化时代的发展离不开强有力的技术支持,因此,我国相关部门应当注重人才的培养及先进技术的引进,只有保障了工作人员专业的技术性和对待工作的良好态度,才能更好的实现电子档案备份管理的最终目的。国家相关部门应当定期对电子档案备份管理人员进行培训,引进先进的技术让工作人员进行交流学习,并要求他们在不断学习中努力提升自身的专业素养,为提高电子档案备份管理的工作质量和工作效率打下坚实的基础。

(二)提升档案信息化管理水平

电子档案管理人员应当根据档案信息的实时变化及时进行电子档案异地备份管理,保障电子档案异地备份信息跟平台是同步的,根据整个市场大的环境以及社会的发展现状,对电子档案异地备份的长足发展做出准确的预判,未来发展必然是一个以服务为主的大环境,需要积极将信息化智慧化技术融入档案信息化管理中,利用大数据云计算等技术,对档案借阅人员的档案阅读习惯和搜索习惯进行分析,提供类似可能有借鉴意义的档案数据,以提升整体档案信息的利用率。相关部门必须深入理解档案管理的内容,需要不断引入电子档案信息化发展技术手段与设备并主动利用社会资源实现档案信息化智慧化发展,以服务经济社会的同时实现整体发展激发潜在的经济价值与社会价值。

(三)加强对档案信息的管理

在档案信息管理工作中需要不断优化管理制度完善管理体系,优质的管理离不开科学的管理制度和体系框架,需要在各管理工作环节进行确责,对于整个工作内容实行统一的标准规范,即建立档案管理系统并加以软件开发与拓展提高整体的可靠性与适配性,从而达到电子信息化的归档备份和信息管理统一。

(四)电子档案备份系统建设和设计

电子档案作为信息时代中的一个重要信息产品,应该逐步融入这个时代信息发展的过程当中,让电子档案的信息覆盖面得到逐步的拓展,使其信息发展的总体步调和信息时代发展的步调能够保持基本一致,现阶段的电子档案异地备份工作的开展利弊参半,在档案信息资料的梳理和综合的管理以及使用、维护的相关工作方面,电子档案相比较于其他传统档案来讲,基本上已经能够完全取代了传统的档案信息管理,不过在档案信息的安全保密方面,电子档案修改变更较为简单,且有许多的不安全和不稳定的因素也都会对电子档案备份的进一步发展产生一定影响,在进一步开展电子档案的备份工作时,必须要针对其软件本身的可适配性及兼容性、硬件本身的可存贮容量大小以及容灾的能力等加以综合分析,以便于进一步的建立一个完整且优质的电子档案异地备份系统,同时需要注意各种干扰因素的分析并结合自身需求和经济能力技能型软件硬件选择,这样才能保证电子档案备份系统的实用性和适用性。在进行电子档案建设时需要及时针对社会发展进行转型,不断拓宽渠道保证电子档案的实时性并逐渐对电子档案的备份和管理规范化、流程化、智慧化,在档案信息体系建设的规划过程中首先要考虑对档案管理人才培养进行计划体系的逐步建立,相应完善的人才管理评价体系通过绩效的管理评价与绩效考核等体系来逐渐实现档案管理人员结构的健全,提高档案管理人员体系构建的专业性,同时需要提升电子档案的开发利用意识,逐渐发掘电子档案潜在的社会价值和经济价值。

总结:随着科技的发展,人们对网络信息技术的使用率越来越高,因此,在档案管理及档案异地备份的方面,合理应用信息化技术是社会发展的必然趋势。电子档案异地备份能够有效提升档案备份管理的层次,提高档案备份的速度,提升电子档案异地备份的效率,减少人力、物力、以及时间资源的消耗,扩大电子档案异地备份的覆盖面积,推动电子档案异地备份的良好发展。

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