档案管理规范化探究

俞萍鸽

摘要：近年来，在社会进步与快速发展的影响下，各单位需要提高工作质量及效率的发展，积极全面推进管理工作。因此我们需要对这些资料管理工作的规范性、专业性、严谨性加以保障，并充分结合实际情况和需要来落实档案室管理工作让单位管理效率有所提高，使单位稳定向上的发展。档案室管理是现代社会化急需抓住的重点工作,做好档案室管理是我国档案事业进步和信息化建设的重要部分,更是档案管理方式出现一次新的更好的变革。信息技术提高了档案室管理的效率，同时带来一些问题，需要档案管理者勇敢面对,积极迎接挑战,解决当前档案室管理所遇到的各种问题。本文就目前档案管理的某些问题进行探讨,并根据实际情况提出档案室管理精细化的对策建议。

关键词： 档案室管理 ；单位效率 ；规范化发展

一、档案管理规范化意义和目的

（一）重视规范性管理的重要意义

统计档案资料是不可再生的信息资源，凝聚着统计工作者的心血，是统计工作的结晶，真实记录和反映了经济和社会发展轨迹。为了切实做好统计档案管理工作和有效地保护和利用档案，各单位应当严格按照“收集资料完整、归档文件准确、整理的及时规范、档案保管安全”的总体要求，进一步加大投入、夯实基础、完善机制、加大管理，做好统计档案管理的规范化、制度化、信息化建设，努力开拓档案管理工作新局面。在现实工作中，档案工作作为单位基础管理的重要内容，发挥着很重要的作用。如果不重视单位档案工作，因单位改革重组、机构调整、管理人员更换、公章注销以及原始资料保管不善等原因造成单位基建项目、人事信息、科研成果等重要档案资料丢失问题，将带来巨大损失。因此，我们要充分重视档案的重要作用，特别是在单位发展过程中，更应该留下单位成长的轨迹，为单位的基业长青提供方向和启示。《档案法实施办法》第十五条规定：“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化，标准化”。在依法治国的大背景下，今天的我们具备前人所不具备的物质条件和科学、规范的体系，依法规范档案工作，对于昨天、今天、明天无疑具有重大意义。

（二）重视规范性管理的目的

档案的管理需与时俱进，改变落后、陈旧的管理办法才能跟上时代的进步。然而现在大多档案管理这块还因循守旧，墨守成规，单位内部管理对这块的不重视，因而使内部资料混乱，不能更好的发展单位。部分档案管理者的思想滞后，新开发项目资料类别未及时的增加更新，不加以管理，导致某些重要的资料遗漏不全。档案管理人员要完善管理档案室的方法，不断学习一些完善、先进的管理办法，让档案室的管理工作规范化，从而促使企业蓬勃发展。

二、档案管理规范化的思路

（一）档案管理工作中存在的问题

 在日常工作中，很多人对档案管理工作都不看中也不在乎,甚至包括一些单位领导干部对于档案的管理都是漠不关心，认为档案的管理不会给企业或单位带来经济效益和好处。所以对于对档案管理工作基本设施场所不加以重视。

（二）实现档案管理科目类别的细化

对企业的文书类档案、采购档案、合同档案、工程档案、财务档案、会计档案、审计档案、声像档案等进行详细的归类、划分，从而方便审计机构随查随取。通过细化和归类分工，各部门对档案资料的归类整合，集思广益，使单位的每种档案资料清晰明朗，一一对应各部门中档案的管理，这样可以节约时间，节省开支，提高工作效率，实现单位管理的最优化。健全完善制度有利于档案工作科学有序开展，促使档案工作有章可寻，有据可依，工作才能落到实处。企业还应该要建立和完善《档案保密制度》、《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案借阅注意事项》、《防火安全制度》、《企业管理暂行办法》等必备制度，然后根据各单位情况应相应制定各类评查考核制度，责任追究制度。除此以外，单位需要完善纠错机制，坚持“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，在管理体制上理顺工作界面、明确工作职责，在制度建设上统一服务内容、细化服务标准。按照“统一领导、分级管理”的原则，统计单位档案由各专业统计人员按照统一标准进行收集、整理和保管，并定期交由档案管理人员进行立卷归档，逐步形成一把手亲自抓、分管负责人督促抓、办公室主任负责管、每个专业的工作者做好自己的本职工作的局面。档案管理工作的制度要做好每一个方面，如：第一，为了做好每个部门的档案资料的管理，应明确归档目的、归档内容以及档案使用等一系列内容。同时，结合统计工作实际，不断规范文件管理，严格执行公文收发、登记、传阅、归档、立卷等程序，确保整个档案管理工作的规范有序；第二，为让工作职责落到实处，应该要定期检查。对文件有损坏、变色、虫蛀发霉等的档案资料应及时进行处理和修复，并将档案管理工作履职情况纳入年度绩效考核内容。及时做好档案的立卷和归档工作，把去年需要的归档文件材料分门别类及时予以归档。针对档案管理发现的问题，应积极迅速的和有关部门联系沟通，同时对档案管理人员加强业务培训和指导，要对档案管理的基本原则和质量要求进行详细讲解，从而有效提高档案管理水平；不仅如此，企业应安排工作人员参加档案管理、保密工作、安全生产等方面的学习培训，促进档案管理人员的业务素质的提高，为进一步做好档案管理工作打下坚实的基础。

另外，我们要挖掘档案价值，严格践行“勤政廉洁、规范创新”的统计工作理念，增强服务意识，不断提高档案服务水平，最大化的体现统计档案的价值，以便让统计档案工作能满足领导的决策让统计业务工作得益于服务企业、单位更全面充分发挥它该有的性能。秉持“数据真实、资料齐全”的基本要求，认真做好档案资料的查阅和外借服务工作。对确需借出的，严格借阅手续，要求按期如数归还，并对借出去的有关资料实行跟踪询问，以确保档案资料完整归还。

（三）档案管理流程化

各项工作制度制订后，档案部门只有认真、规范、不折不扣的执行制度，才能使制度在工作中发挥强有力的作用，否则制度将会是一纸空文。为了提高档案制度的落实效果，要加强领导和统筹规划，把档案工作制度与各项业务制度的落实结合起来，同步规划、同步检查。具体而言：第一，应当严格标准，确保质量。档案管理是一项严谨的系统工作，来不得半点马虎和随意。因此，要严格落实制度规范，不能擅自行事。第二，突出重点，责任落实。重点加强档案产生部的责任落实。例如外单位人员需要查阅档案，必须出示单位介绍信，经办人身份证复印件，同时凭档案部门负责人审批表，办理档案借阅登记表后方可查阅。借出的档案原件进行归还时，档案管理人员应认真检查，如发现有丢失、毁损、擅自更换原件或给企业造成不良影响或经济损失的其他情形，应按企业有关规定进行追责。触犯国家法律的，追究相关责任人的法律责任。管理人员的个人素质、工作态度决定其对完成工作质量高低。所以，慎重选派档案管理人员是管好档案的重要因素，各级档案部门领导要充分发挥“关键少数”作用，尽可能选派业务能力强，工作心细，品行端正，安心本岗位的党员或入党积极分子负责档案工作，确保档案管理队伍的稳定和质量。第三，定期安排档案管理人员培训，学习专业知识、新型管理方法。通过学习，能不断深化了解档案管理方面的法律法规、持续提升档案管理人员的职业素养，为做好本职工作打下坚实基础。邀请档案管理专家、有经验的专业人员普及档案新知识、新内容。让档案专职人员带动负责归档的档案兼职人员，以专带兼、以师带徒，运用传帮带方式完善档案队伍建设。同时，企业内部经常进行《档案法》及档案管理方面的培训，让全体员工具备档案知识，让档案管理在企业中透明。

结语

社会在进步，经济也在蓬勃的发展，规范化档案管理是单位不断进步的前提。现代化产业下的档案管理应该是分工精细化、专业化的。档案管理规范化能降低企业的管理成本，减少人为的重复工作，促进企业、企业稳定、可持续发展。档案工作必须围绕着“为经济发展服务、为民生服务”，使之符合时代发展的要求，寻根溯源，维护企业合法权益不受侵害，依法处理各类矛盾、纠纷，总结经验、探求规律。企业应当持续推进档案管理的电子化、数字化的发展，在法制框架下实现规范化，不断加强和改进档案管理工作，推动档案管理工作水平的提高。

参考文献

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俞萍鸽（1980.10.08);性别：女；籍贯：江苏省常州人；民族：汉族；学历：本科；毕业于苏州大学；现有职称.：中学一级教师；研究方向：档案管理   工作单位：常州市武进区退役军人服务中心   213161    [e-mail]