加强事业单位档案管理质量建设的研究

常新叶

摘要：新时代的事业单位档案管理还要从信息技术背景出发，认识到高质量开展档案管理工作的重要意义，普及先进的档案管理工作方法，依托专业技术设备提高档案管理工作水平，要求现有档案员强化责任意识，以规范化的方式从事档案管理操作，构建更加科学的档案管理工作体系，达到提高档案管理质量目标。

关键词：事业单位；档案管理；质量建设

引言

事业单位在全新经济社会与科学技术时代背景下需不断更新档案管理理念，积极引进高效管理技术，提升档案管理人员综合素质，切实提升档案管理水平，为经济社会发展和公共事业提供服务。

1事业单位档案管理的价值

1.1档案是事业单位工作的考察凭据

档案记录机关事业单位的公务活动、业务活动、人事变动、机关事业单位工作人员的工作情况等，能够有效地反映机关事业单位业务活动的整体发展轨迹及事态变化全貌。另外，档案是单位工作中十分重要的管理辅助工具，是处理企业业务和履行社会职能的重要参考资料。查考和利用事业单位档案，才能客观、准确地分析研究事业单位的经营风险和实践成效。

1.2档案是事业单位生产活动的参考依据

生产活动是档案的来源，其记录着人类在发展过程中积累的宝贵经验，可以为企业的自身建设和生产活动提供重要的参考，是企业现代化生产和科学管理的重要参考资料，科技档案不仅可以使事业单位的经营管理走向规范化、合理化，而且可以提高机关事业单位的生产力。

2事业单位档案管理现状

2.1档案管理制度观念陈旧

对于事业单位而言，多数工作与群众紧密联系，有很大一部分档案管理资料关系到民众切身利益，对此，在制定档案管理制度时需将民众因素纳入其中。然而调查显示，很多事业单位档案管理制度制定与实施基本以内部和封闭式为主，鲜少或未有与民众有关。目前事业单位档案管理制度陈旧化体现在局限于日常事务性规定，单纯规范档案管理标准、流程与手续，所面向对象均为内部工作人员或与自身性质相同单位，未在制定制度中纳入民众对档案资源需求。此外，部分事业单位未足够重视档案管理工作，无法落实档案管理制度，降低了档案管理水平。

2.2档案信息开发安全薄弱

档案信息化发展新趋势，无疑为事业单位档案管理提供了新视野。然而部分事业单位在档案信息开发方面能力不足，使档案信息化和管理水平受到影响。虽然部分事业单位对档案信息化发展给予高度重视，然而在档案资源整合与技术开发方面相对缓慢，再加上自身也存在较多安全风险问题，导致信息管理效率与管理水平较低。

2.3管理人员缺乏专业素养

目前档案管理人员在实际工作中存在专业素养不足的问题，不能较好地适应单位和社会发展的需求，无形中削弱档案管理价值。与此同时，目前档案管理广泛应用信息技术，需要管理人员具备扎实的信息技术操作技能和素养，但部分档案管理人员受年龄和思想观念等因素影响，缺乏积极主动学习先进思想与技术态度，更不能较好地适应信息化管理需求，熟练运用相应信息技术和设备更不知从何谈起。此外，档案管理人员普遍缺少创新意识，不能结合实际管理存在的问题制定针对性较强的管理制度和管理策略，影响档案管理质量的提升。

3提高事业单位档案管理质量的有效措施

3.1正确认识档案管理价值

新时代还要正确认识档案管理工作的价值，明确档案管理的要点，端正档案管理工作的态度，树立正确的档案管理理念，形成良好的档案管理工作态度。首先，明确档案管理工作的基本制度，把档案管理法规与事业单位档案工作的需求结合起来，确定具体的工作目标、责任、内容、分工与考核评价办法。其次，不断规范档案管理工作流程，定期进行监督考核，发现档案管理工作漏洞应当及时制止。第三，预估档案管理工作风险，及时分析档案管理的漏洞，依托制度化的方式对档案管理风险进行弥补，有效降低档案管理的风险。

3.2完善档案管理运转体系

新时代的档案管理主要在信息化环境下进行，传统的人工方式应当与智能档案管理方式紧密结合，依托信息技术有效提高档案管理的质量。事业单位还要根据自身情况建立完善的档案管理工作体系，合理分工、明确责任和监督履职。对现有档案管理职责进行调整，构建专兼职配合的档案管理工作分工体系。采用多种渠道进行档案管理工作，加大档案管理的资金投入，积极更新档案管理设施设备。每年划拨专项档案维护资金，贯彻档案管理专款专用的原则，及时开展档案信息维护工作。尤其加强重要档案信息的日常维护与管理工作，定期对档案数据信息进行分析，从而有效保证虚拟档案信息的科学性。

3.3优化档案管理工作方式

大数据、云计算与智能化成为档案管理的发展趋势。事业单位还要抓住档案管理改革发展的新机遇，积极弥补纸质档案管理的质量问题，满足新时代档案管理的发展需要。例如，有些事业单位纸质档案的保存力度有所欠缺，档案管理期限过短，因此不能满足社会发展需要，不利于事业单位的快速发展。在信息技术快速发展的当下，还要积极引进专业技术，着力依托智能化设备提高档案管理的效率与质量，运用自动化软件提高档案管理的纠错水平。开发专门的档案管理系统，依托专业软件系统或第三方技术支持满足高水平档案管理的要求，强调在专门软件支持下提升档案管理工作的整体质量水平。

3.4提升档案人员整体素质

为了满足档案高质量管理的需要，还要加强档案技术人才培训，促进档案员掌握专业的档案管理工作方法，全面提高档案管理的专业水平。要求档案员积极学习先进的档案管理理念，完善档案管理人员奖惩机制，营造档案管理工作的良好氛围，促进档案员不断更新技术水平，提高档案管理工作的整体质量。细化档案管理各项流程，明确档案管理的漏洞，及时向档案管理人员反馈问题，定期开展档案员的督查与绩效评价，促进档案员提升满足复杂情况下档案工作的需要。积极开展档案员的培训工作，要求档案员分层次、分批次参与各类培训。引进专业档案人才，不断更新档案技术实力，推动档案管理团队的整合更新，从而更好满足新时代开展档案管理需要，提高档案建设质量。

3.5提高档案管理的规范性

规范性建设应当成为当前档案管理工作的重中之重。档案管理不仅要按照一般制度要求进行，还要优化档案管理运转模式，强化档案管理人员的责任心与道德约束，构建科学的档案服务模式。首先，采用标准化档案管理工作模式，要求档案管理按照相关标准进行，认真梳理事业单位档案管理与服务使用需求，制定完善的标准要求，保证相关工作符合既定标准。其次，从用户的个性化使用需求出发，基于使用需求推动档案管理深化改革，发挥档案信息的实用价值。第三，把引进新技术与现有档案服务水平相结合，既认识到档案管理差异，又明确阶段性工作重点，基于长远目标和中短期目标加强质量建设。

结束语

高质量档案管理主要指的是档案信息能够反映历史全貌，档案资源具有全面化、精准化、规范化和安全可靠的特征。事业单位在公益服务中产生的档案有较大社会服务价值，需要不断创新管理方式，加强基础工作，推动档案建设标准化，还要以有效方式提升档案信息质量，满足日益个性化和广泛化的档案需要。

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