高考考生档案管理的优化举措思索

王荣

摘要：目前我国高考考生档案分为两类，其中包括电子档案和纸质档案，考生档案管理工作非常重要，对考生有着重要的影响，基于此本文将对高考考生档案管理工作进行剖析和探索，逐步完善管理制度、细化管理要求、创新管理方式、拓展管理路径，以及加强档案管理人才队伍建设工作，保障高考考生档案的安全性，发挥档案的服务功能性。

关键词：高考；考生档案；档案管理

前言：高考考生档案是高校录取人才的重要依据，也记录了考生各种档案信息，其中包括考生成绩、在校荣誉、德育评价等多方面信息，客观的反映了学生的相关情况，考生档案具有原始性、权威性、凭证性等特点，这也说明了档案管理的重要性。因此，要提高对档案管理的重视程度，结合新时代的发展需求和档案管理需求做好档案管理工作。

一、高考考生档案管理特点

不同的考生档案形式有着不同的形式和特点，如电子档案内容主要包括考生报名信息、户籍信息、体检信息、成绩信息、志愿填报信息、综合素质评价等，而纸质档案主要包括需要考生本人签字的报名表、体检表志愿表、高中毕业证、高考成绩单等相关资料，其中同一考生的电子档案和纸质档案的相同项信息要保持一致，确保档案全面性与客观性[1]。

（一）电子档案特点

电子档案在实际的应用与管理中具有可追溯性和便利性，通过计算机将档案电子化、便准化处理，更易于管理，例如在档案的收集、分类、保存、投递、移交等工作流程中可以采用数字化的方式完成上述流程。考生电子档案的安全性、保密性也是非常高的，借助数字化的方式进行全程监管、监控，以标准化、规范化的操作流程完成考生信息的收集和整理，严格按照流程和要求完成档案的投档、退档等工作，在数字化监管下让一切操作有迹可循，体现档案的真实性和公平性。与此同时，考生的电子档案在处理中存在违规行为或出现异常行为，在大数据的监管与追踪下，能够快速的发现问题，并即时解决问题，避免因档案问题影响到考生。另外，电子档案还具有环保的特点，电子档案的应用能够减少大量的纸质档案，避免了不必要的资源浪费，符合我国能源节约的发展方针。

（二）纸质档案特点

纸质档案仍然是高考考生档案的主要形式，具有全面性、权威性等特点，纸质档案中的报名登记表、考生体格检查卡、综合素质评价表等档案都需要考生亲笔签名，报考资格审查证明、毕业签订表等需要校长签章，报考资格审查证明审查人、综合实践活动登记表、毕业签订表等档案需要班主任签章等，每一个档案都需要落实到负责人。故而，纸质档案不仅包含了高考考生的所有档案资料，还具有权威性，由相关责任人签章证明，这对于高考考生尤为重要[2]。

二、高考考生档案管理现状

高考是我国教育体系中非常重要的内容，高考相关管理工作也尤为严格，在考生档案管理工作中，其管理模式、工作流程、工作方式也随着时代的变化而发生改变，且结合现代化高考需求不断的优化管理体系，与现代化管理要求契合。在该项工作的探究中，不应将目光局限于眼前，应以发展的眼光分析管理现状，明确考生档案管理中存在的问题，逐步完善管理体系，让档案管理更加的规范。

（一）档案管理问题

档案管理主要的问题还是存在于管理流程与现代管理要求的衔接问题，虽然考生档案管理工作会进行更新和优化，但在实际的执行中仍存在一些问题，例如流程执行不规范，这都会对档案管理造成影响。另外，高考考生的人事档案是具有机密性的，在投递、移交的过程中都是要通过专门的渠道进行投递和邮寄，但也有一些考生存在自带档案的情况，这部分档案的完整性、真实性则无法得到保障，因此对该部分的档案要进行严格的核查，确保档案的真实性与完整性。

（二）人员意识问题

档案管理看似是一项简单的工作，实则是具有很强的专业性的，工作人员也需要具备较强的职业素养，因此考生档案管理工作优化中人员意识问题非常重要。例如，在建档中，建档的规范性直接影响档案的价值，因此相关人员要严格按照流程执行，规范自身的操作流程，以严谨的工作态度完成档案管理工作，同时要积极的学习信息化工作内容，能够满足信息化档案管理的工作需求[3]。

（三）电子档案安全

近些年，高考考生电子档案逐渐完善，电子档案愈来愈多，对此电子档案的管理工作愈发重要。一方面，要确保电子档案的绝对安全，避免有他人侵入档案管理系统，发生篡改考生档案等恶劣事件，为考生提供一个公平的环境；另一方面，要丰富信息化管理平台的功能性，做好网络安全保障、设备安全保证等辅助工作[4]。

三、高考考生档案管理优化对策

（一）加强档案管理意识

一方面要加强相关教师、档案管理人员的工作意识，使其充分的意识到档案管理对考生的重要意义，规范的做好相关档案管理工作，在考生填写档案时给予细致的指导；另一方面要让考生明确档案的意义，在其填写档案时认真填写，保证档案资料的准确性，如果存在考生自带档案的情况，也能够从这个角度出发，让考生能够在报到时携带相关档案，不擅自开启档案袋。同时在档案管理工作中也要做到规范化、标准化管理，结合《档案法》、《高等学校档案管理》等有关规定细化管理细则，对高考考生档案进行统一建档，并将学生的信息装订成册，全面反映学生在校情况

[5]。

（二）完善管理制度体系

完善的制度、政策有利于规范工作行为、有利于推进工作发展，对此，有关部门要在原有的工作制度、工作体系上进行补充、完善和优化，结合高考档案要求、现代化的工作需求、国家档案管理规定、教育部门档案管理等相关规定完善考生档案管理制度体系，促使相关部门人员能够依照制度政策开展工作，避免因档案问题影响考生。例如在档案详尽的相关要求中，明确纸质档案统一用黑色签字笔或是黑色钢笔进行填写，填写时要保证字字迹整、清晰，填写档案时不能随意涂抹、修改，所填内容要根据学生真实情况填写，班主任填写部分也要根据学生的实际表现进行勾选、填写，同时在装封档案时要做细致的检查，例如学生是否在报名登记表、高考职员表、体格检查卡、体格检查核对表、毕业签订表、综合素质评价表中签字，需要校长签章、班主任签章等地方是否签章、学校公章是否盖印等。相关部门在档案的整理归档中按照归档范围的相关细节将该项工作落实到位，避免因缺项漏项的问题影响学生发展。另外，为了维护档案的真实性与客观性，要对档案管理工作制定严格的规章制度和工作流程，相关人员需要按照流程执行，保障档案的权威性，与此同时要加大监管力度，避免人为因素导致档案丢失、篡改等问题的出现，全面保障档案的安全性[6]。

（三）加强管理人才队伍建设

基于人员管理角度，要增强考生档案管理人员的责任意识，意识到高考考生档案管理的重要性，以及对学生未来发展的影响。且在当前的档案管理工作中，电子档案与纸质档案的符合使用需要管理人才具备较强的专业能力和信息安全意识，这样才能充分发挥两种档案管理形式的管理价值，对此相关人员要明确电子档案、纸质档案两种形式的优势，逐步提升档案的管理质量和效率，有效整合资源实现档案收集、整理、归档、处理、分析、统计的一体化工作流程，并结合这样的工作方式完善管理要求和管理制度，进一步实现考生档案管理现代化目标[7]。

在专业档案管理人才队伍建设中，首先要采用培训的方式提升人员在专业上的能力，管理部门要定期组织培训会议、学习会议、交流会议，一方面学习新形势背景下的科学管理方式，另一方面交流当前考生档案管理的工作重心、工作要点以及工作问题，采用培训、交流、学习的方式，接触新方法、吸收新理念，让考生档案管理人员与现代化要求，并与现代化管理接轨，充分发挥岗位职能与职责，以培训的方式提高高考考生档案管理人员的专业能力与职业素养，促进考生档案管理工作的可持续发展。其次邀请档案管理专家开展讲座，组织各部门人员交流分享经验，全面分析高考考生档案工作中的重点、要点。最后要以借助考核制度的方式验收培训学习成果，一方面使上级部门了解档案管理人员的能力，另一方面使部门人员正确认识自己的能力与不足，有针对性的补足缺点，有效提升专业能力，积极的投入到档案管理工作中。其中高考考生档案管理部门结合工作需求制定考核制度，以考核的方式激励职工积极地完成工作，调动其工作活力，同样可以通过考核的方式检验培训的成果，依据考核结果分析人员能力情况，进行有针对性的培训。

四、建立高考考生档案智慧管理系统

数字化管理是未来发展的趋势，虽然目前高考考生档案已采用电子档案的形式，但数字化的配套管理还存在不到位的情况，下面将基于信息化、数字化管理需求模拟建立高考考生档案智慧管理系统，明确考生档案管理需求、明确档案管理细节，以数字化的形式完成数据的采集、对比、分析，对考生的报名信息、成绩信息、志愿表、体检表、综合素质评价表等数据档案进行整合，以及智能归档，并建立考生档案数据库，优化下载档案、审阅档案、确定录取名单、录取通知书处理、录取档案答应归档、录取结果发布、录取信息整理等不同阶段的工作流程。

（一）电子档案建档

各省高考考生的电子档案建档工作要进行细致化划分，分别由各县招办、市招办和各省教育考试院采集，而后由各省教育考试院统一将考生相关档案信息汇总，电子档案归档是档案智慧管理系统中的第一项核心工作，要将考生的基本信息、综合评价信息等整理到位。如在基本信息等资料的归档中，组织应届毕业生将基本信息、素质教育考核以及反映学生综合素质的有关材料如实填写、上传至智慧档案终端系统，由市、县招办统一组织相关工作人员采集学生体检信息，由各省教育考试院直接将考生的学业水平测试成绩录入到电子档案中。关于志愿信息则由考生使用动态口令的方式到各省的相关教育网站进行填报，其中考生的电子档案内容要与纸质档案内容保持一致，且无论是电子档案还是纸质档案任何人不得擅自更改[8]。

（二）智慧系统需求分析

高考录取工作与考生档案管理工作有着密切的联系，如高考录取工作中会涉及下载档案以及录取数据档案处理两个阶段，在不同阶段中对智慧系统有着不同的功能需求，因此在系统开发，需求提报中要紧密结合实际工作需求，与各相关部门保持联动，以共建共享的方式突出数据的交互性，发挥考生档案的管理价值。例如在现在档案阶段，高校模拟投档的实际形况以及投档比例，由省级招生办线管部门结合相应的投档原则完成投档，各高校登录到相应的软件账号中规范下载考生档案数据信息；在档案审阅中，高校能够通过系统了解到考生的成绩及相关档案信息，如符合高校的录取原则会进入到下一步工作；在确认录取名单中，提交录取结果，完成录取名单的拟定，对于不符合要求的考生档案进行退回处理，以此让考生档案的路径清晰，让各项工作更加的透明。基于多方的工作需求，对智慧系统提出功能需求、权限设定等，一方面让高考考生档案管理工作更加的高效，另一方面也以智慧系统的方式让各项操作有迹可循，保障考生档案的安全性和保密性，同时突出了考生档案的权威性，另外，让各部门的工作更加的便利，以智慧系统的形式拓展网络档案调取形式，避免传统的方式造成的档案数据遗失等问题，全面提升档案管理质量，也发挥了考生档案管理的服务价值。

（三）电子档案管理

电子档案管理在于考生档案的保存和利用，随着信息化工作方式的普及，无论是报考、还是录取，数字化的工作部署都已趋于完善，因此档案管理工作也要与高考管理的各环节工作相协同，在智慧系统的建立中重视电子档案管理工作，优化电子档案管理设计、完善电子档案管理制度、细化电子档案管理流程，凸显考生档案管理的交互性，以动态的管理方式提高管理效率。首先在该项管理工作中要转变工作理念，并根据国家档案局及教育部门颁布的相关管理办法明确工作流程，将高考考生的基础档案、入学登记表、学籍档案、体检表、团组织档案、在校期间的奖惩档案等内容按照一定的要求进行收录，做好电子档案的归档建档，而后管理人员要采用精细化管理的方式开展考生档案核查工作，细致核查考生档案是否全面、真实、完整、客观，保证档案的公平性，同时对缺项少项的档案追查缺失原因，并及时补全，以此保证考生档案的权威性和完整性。其次要重视管理的过程，避免因客观因素、主观因素导致档案出现问题，影响档案的安全性以及档案的服务价值，同时在管理的过程中已建立可视化数据库的形式完善考生档案数据库，完善智慧系统的功能，并结合档案管理部门人员职责、职能，管理权限等设置系统操作权限、查看权限、管理权限等，让管理和档案数据有效结合，突出智慧系统的操作和应用。最后在网络安全的管理控制中要联合网监部门全面保障高考考生电子档案的安全性，逐步完善模拟投档、正式投档、高校阅档、档案审核、打印录取名册、结果查询等功能模块，保证考生相关信息的完整性、准确性。

结束语：综上所述，高考考生档案管理关系到考生的发展、高校人才录取等工作，与国家人才培养计划息息相关，对此要逐步完善高考考生档案管理制度和体系，名建立有效的档案监管机制，全面保障考生档案的安全性，让档案管理服务高考相关工作。

参考文献：

[1] 袁野. 论高考生电子档案数据的安全保护 ——以"徐玉玉"案为例[J]. 湖南警察学院学报,2022,34(1):31-36.

[2] 刘亚辉. 高考录取改革与考生档案的互动影响探讨[J]. 明日,2019(8):0078.

[3] 尹蕊. 浅谈考生档案信息化管理[J]. 文存阅刊,2020(30):52.

[4] 江树. 录取期间,电子档案状态与你息息相关[J]. 高校招生,2020(12):59.

[5] 侯晓辉. 高职院校录取考生档案管理实践与思考[J]. 大众标准化,2021(3):166-168.

[6] 冯桥华. 录取考生电子档案打印的简易实现方法[J]. 科技风,2021(13):70-71.

[7] 赵永. 做好考生学籍档案管理工作的探索[J]. 文渊（中学版）,2021(9):999-1000.

[8] 李凤裕. 做好考生档案管理工作的研究与建议[J]. 青春岁月,2019(17):478.