企业合同管理中的法律风险与防范

肖雪

摘要:企业发展过程中，会面临各种合同的签订及管理问题，针对这一内容给予高度重视，并培养专业的合同管理人员，建立专业的法律事务部门，切实保障企业合同签订的有效性、管理的合规性以及履行的合法性等，是确保企业实现可持续发展目标的关键。尤其是在当前的市场经济环境下，逐步规范企业发展路径，规范企业合同签订、执行流程，确保合同条款的有效落实，是保证发挥合同法律效力的关键，也是促进社会经济市场环境规范建立的关键。企业合同签订、管理、执行部门及其相关工作人员，应该充分发挥自身的职责作用，落实各项合同相关工作的同时，确保工作开展的有效性，确保其能够切实为企业发展奠定坚实的法务基础，确保企业各项权利及义务达到有效落实。

关键词：企业合同管理;法律风险;防范

引言

在合同的签订过程中，合同的内容往往会涉及很多强制性法律条款，假如企业缺乏对合同管理的重视，在合同签订过程中未能将其中隐藏的法律风险第一时间发现，则容易给企业的经济利益带来较大的损失甚至破产。在合同签订以后，法律效力便会形成，合同签订双方需要结合合同内条款对自己应尽的义务和责任进行履行，否则，就会被视为违反合同约定，企业将不仅需要承担一定的法律责任，还要对对方的经济损失进行赔偿。实践证明，企业在管理过程中，普遍存在合同签订不合法、不严谨带来的法律风险。对此，需要企业注重日常的合同管理，尤其是合同管理中法律风险防范工作，增强自身法律风险识别能力，通过科学和合理的方式对合同风险进行控制，防止不必要的合同纠纷出现，为企业赢得更大的经济效益保驾护航。

一、合同管理的含义

本文中所重点讨论的合同管理，是指企业以达成合同约定为目的，在相关法律、法规的框架以内，对合同全过程进行管理的实践活动的总和，覆盖合同的准备阶段、谈判阶段、变更阶段乃至救济阶段等所有相关环节。从上述定义中可以看到，合同管理贯穿于企业经营始终，而当事人利害损失发生的可能性也同样如此。在某种意义上来说，我们可以直接将“利益损害、损失发生的可能性”理解为“危险”，对签订合同的企业具有负面影响。

二、合同管理中风险控制的意义

企业合同管理一般应保证五个基本的工作标准：合同各方资质适格、合同文本内容及形式合法、合同签订按章有序、合同履行诚信依约、合同资料完整归档。按照合同管理工作流程以及上述五个工作标准，企业合同管理一般分为四个环节：合同准备环节；合同订立及签署环节；合同履行环节和合同终结归档环节。从合同准备环节的策划、谈判，到合同订立及签署环节的拟定合同文本、文本审查审批、正式签署，到合同履行、变更或转让、终止、处理法律纠纷，直到最后合同归档、履约情况评价，企业在合同管理的每一个环节中均存在来自外部环境、合同相对人及企业自身管理因素所带来的风险。因此合同管理中的风险防控贯穿于企业的整个合同管理过程，科学规范的合同管理，能有效防控合同风险，从而使企业的利益得到最大程度的保障。

三、合同管理中产生法律风险的原因

（一）风险意识不强且评估能力较弱

企业自身的合同法律风险意识不强，在具体签订相关合同时，未就签订合同文本的规范程度予以充分考量，尤其针对其中的各项条款，未予以有效关注，最终导致出现相应的法律问题，给企业造成一定的利益损失。这一过程中，实际参与合同签订工作的人员责任最为重大，其签署行为直接关系合同的法律效力，自身行为规范程度不足，则会给企业带来极大的经营风险。部分企业自身缺乏一定的风险评估能力，以致在具体签订合同时，未就相应的风险予以有效预估，企业未聘请专业人士就企业合同签订及执行过程中可能出现的风险问题予以合理分析，就难以在实际签订合同前，做好充分准备，以致合同风险发生后，表现出措手不及，且未能有效解决风险问题，造成一定的利益损失。

（二）合同不合规范

企业在对合同进行签订时，可能会由于相关工作人员的疏忽，导致合同书填写不够规范，对企业维护合理合法权益带来影响，进而引发法律风险。一方面，由于合同文本形式存在差异，双方的履约责任有所不同，比较具备代表性的如协议和合同，二者之间在法律约束上存在着非常明显的强弱关系差异性。对于合同履约部门来说，应综合合同内容实际情况，基于法律风险防范这一层次着手，保障合同书写的合理合规。对于一些涉及资金较大的项目，相关工作人员在对合同书进行撰写时，可能会由于不够关注和重视，导致合同签订存在大量漏洞，进而引发经济问题。另一方面，若是签订时，合同双方主体意见不一致，法律法规的裁决依据，主要是依照合同条款内容，因此需要确保协调好各方主体的意见，保障合同条款的有效性，避免出现经济损失。

(三)缺乏完善的合同档案管理制度

大部分企业未针对合同管理建立相应的档案管理制度，合同管理制度侧重于对合同签署和审查，仅有很小的篇幅对合同档案进行规定，且其中多为指导性、政策性的要求，未对合同档案管理的具体要求及具体程序进行明确。合同档案管理具有其特殊性，按照该制度要求对合同档案进行管理，会产生各种各样的问题。比如说，该档案管理制度把全行在业务发展及经营活动产生的各种档案进行分类和分级，分别规定了各类档案的管理设施要求及档案留存的时间。但合同不同于普通档案，合同的期限不同，也对合同的管理提出了要求，合同标的金额或多或少，只要在合同履行期内，均应对合同档案进行妥善保管。但按照上述统一的管理办法，并未考虑合同的履行期限及合同后义务的期限。如合同仍在履行期内，但根据制度要求，已经超过了档案保管的期限，这样就会产生矛盾。合同作为各方当事人权利义务的规范和约束文件，一旦合同履行出现问题，合同档案是可以作为证据来使用的;但若是合同档案已经因各种原因灭失，就会使自身陷入被动局面。

（四）执行监督弱化

企业签订合同后，应该认真履行相应的责任、义务。但是部分企业在实际履职过程中，未真正落实相关责任，如承建企业未在合同规定的工期内完成相应的建设任务，而工程建设需求企业也未履行相应的付款义务等，都是日常经营中较为常见的合同管理问题。其主要还是由于执行监督弱化，未能对合同执行行为予以有效监督、管理导致。

二、企业合同管理中的法律风险防范策略

（一）合理控制合同制订流程

企业在新时代的改革和发展过程中，合同作为经济活动的重要参照依据，具备高度的法律权威性，可以进一步处理企业与客户之间的矛盾和冲突。需要基于合同谈判、起草着手，明确双方的责任和义务，形成在合同签订上的统一意见，再对合同条款进行约定。在合同条款中，明确合同的履行内容和流程，必要时需要让法务工作者全程参与其中，以保障合同谈判、合同起草等多个环节的规范和完整。在对合同文本进行选择时，秉持格式选择的标准，除了可以维护企业的合理合法权益之外，也可以进一步优化合同的起草效率。在合同内容中，需要文字表述清晰，确保内容详细，保持前后一致，避免出现前后条款不一致的问题。同时需要对合同语言进行明确，对合同语言中不够清晰明确、用词不准确的地方第一时间进行纠正，避免使用合同歧义较大的字句，以进一步降低合同管理法律风险。最后，在制定合同条款时，需要通过法务部门对合同内容进行把关，并组织合同评审小组，基于专业角度以保障合同的完整性和有效性，将风险防范工作放置在源头。

（二）健全合同管理制度

（1）定期审查合同管理制度。建立健全合同管理制度是合同管理的第一步，完善的合同管理制度有助于指导和监督合同管理工作的正常进行。国有企业应当定期开展合同管理制度的梳理及评估，做好制度的“留、废、改、立”，及时健全、完善或修订合同管理制度，促进合同管理工作有章可循，规范有序。（2）完善对合同经手人员胜任能力的约束条款。国有企业应当在合同管理制度中完善对合同经手相关人员的胜任能力要求，特别是合法性审查人员，应当要求其具备基本的法律素养或法律背景，从而保证其在合法性审查过程中的严谨性和专业性。（3）注意合同管理制度与其他内控制度相衔接。例如：国有企业采购制度中可能对供应商的选择有三家比价的要求，可在合同管理制度中要求在合同审核时对相关比价资料进行形式审查，从而防止制度衔接漏洞。

（三）合同管理要做到人员、机构、制度的统一协调

当下，我国市场经济的蓬勃发展，使得不同市场主体之间的经济往来日渐频繁。而各种经济往来大多是建立在合同的基础之上的，因此合同管理的重要价值受到了日渐广泛的重视和关注。但是我国市场经济迅猛发展的同时，社会信用体系的建设却相对迟缓，因此合同管理工作的重要性是毋庸置疑的。为了更好地开展合同管理工作，必须确保人员、机构、制度的统一协调。对于电力企业来说，就是要结合合同管理的一般性需求来设立专门的管理机构、配备专门的人才，并采取针对性的措施做好合同风险防控工作，通过人员、机构以及制度三个维度上的统一、协调，彻底消除风险的萌芽。

（四）做好项目合同内容管理

项目合同管理能否发挥出积极作用，很大程度上取决于项目合同内容的管理是否及时、到位。对于项目合同内容的签订来说，施工方和业主方企业必须要在公平、公正的视角下完成项目合同签订，项目合同不允许凌驾于法律法规之上，这就需要项目合同内容符合法律的要求，否则即便双方企业已经签订合同，该合同也不具备法律效力。项目合同内容必须要体现出完整性和规范性，合同中的所有内容都应当由双方企业协商完成，而且项目合同内容还应当划分好双方各自承担的责权与义务，这样有助于工程项目施工活动的持续推进。由于很多企业管理者对于项目合同管理不够重视，因此，往往会引发一系列不必要的合约纠纷，甚至对工程结算以及工程造价产生较大不利影响。这就需要合同双方企业提高对项目合同管理重视度，尤其要关注项目合同文本内容是否完整、准确、详实，尤其要对容易产生争议部分的合同内容，进行更加细化的处理，划分好具体责任归属。

（五）做好项目合同内容变更管理

如果工程项目在施工过程中，出现项目合同内容变更，为了避免对工程结算以及工程造价造成影响，必须要加强这部分内容的管理。如果确需变更项目合同内容，应当保证施工方以及业主方，对变更内容充分了解，更要将变更后的内容，以补充条款形式添加到项目合同中，而且要由合同双方签字、盖章确认。如果工程项目某个子项目已经施工完毕，但业主方提出了新的改进方案，那么施工方企业有权提出相应的补偿，并且要对工程项目总工期进行调整，还要明确施工方案改变后产生的一系列人工成本、材料成本、时间成本承担者，以及施工方案更改过程新成本部分的出资方式、出资时限等内容，这样可以避免施工企业项目造价增长。原则上，施工方与业主方不能随意调整项目合同内容，确需调整应当建立在科学、合理的基础上，并且要由合同双方共同认定。

（六）严把合同审查关

（1）在合同签订前，企业应争取合同文本的起草权，最常用的方式是企业提前制作标准合同文本模板。合同审查是对合同提出专业意见的过程，一般包含经济、技术、法律三性审查。但是合同审查应注意的是，合同审查是为控制风险，而非扼杀交易，合同审查最终的目的是为了在实现企业目标的基础上尽可能降低风险。（2）企业技术部门从专业的角度负责对合同签署过程中涉及的技术协议、施工方案、安全协议等专业性条款进行审查；企业财务部门负责对合同项目经济性进行审查，对标的金额计算方式、合同结算条款、合同项目成本构成等进行经济性、准确性审查；企业法务部门负责对合同的严密性和合法性进行审查，包括主体资格、合同内容、合同形式、合同用语准确无误、合同各方权利义务具体明确、争议解决方式切实可行、没有不能履行的合同条款、对可变更情形的约定等。（3）合同的形式一般可以采取书面或者口头形式。口头形式一般由企业设定一定金额的上限，如5000元以下，可即时结清的合同。书面形式有原件、传真、电子邮件等方式。原件方式指经过合同各方签署并已加盖公章的合同，原则上企业所有的合同应尽量采用这种形式以避免不必要的纠纷；传真和电子邮件方式大多出现在已签署的年度框架合同下的采购订单等。

（七）强化合同履约管理

强化合同履约情况管理。要明确合同履约管理人，定期跟踪合同的履约情况。对因客观环境变化，导致需要变更或终止合同的，要及时按流程办理合同变更、终止手续；对出现合同对方当事人未按合同履约的情况，要及时沟通，了解情况，督促对方按合同及时履约，对出现的履约风险，应当及时上报并采取措施。可积极发挥财务部门的监管职能，对履约异常的合同，询问原因，并采取扣款、延期支付等措施，维护单位经济利益。对已经严重违约且难以通过正常沟通手段解决处理的合同，应当积极寻求法律途径介入。

（八）提升工作人员有专业素养

第一，重视对内部员工的培养。制订专门的人才培养和提升计划，加强对企业各岗位员工职业资格审查，在取得外部职业资格认证或行内岗位资格认证后方可从事相应岗位工作。设立后备人才库，择优选取具有专业背景、综合素质较高的员工，并实施差别化培养，针对不同岗位、不同职责的员工实施具有针对性的培养计划，从而进一步提高工作人员满足工作需要的能力。同时，随着市场变化和法律法规的完善和修订，定期组织继续教育和培训，不断提高相关管理人员的业务技能和水平。第二，加大对外部人才的引进力度。企业在举行校园招聘及社会招聘之前，应先行分析内部人员结构状况，找出最需要补充和增强的方面，并且在招聘中有所侧重。因此，企业一方面应在校园招聘中增加对应岗位的招聘数量，另一方面应大力引进具有专业背景的专业技术人才，最终达到优化队伍建设的目的。

（九）加强诚信合作

首先，企业需要通过建立专业的合同审查部门，强化人才团队的建设，通过组织专业的合同审查小组，弥补传统合同管理审查机制缺位的问题。审查小组主要的工作职责为通过多个渠道，针对合作方资质进行审查，强化资料收集，可以通过工商部门的失信名单以及信息注册网站对合作企业的实际情况进行验证。其次，也可以通过与业内其他企业的沟通和联系，明确合作方的实际情况。在对合作对象进行选择时，需尽量保持长期合作，形成长效合作机制，除了可以形成稳定的交易关系，还可以有效规避法律风险。

结束语

总之，法律是现代社会发展过程中的基础，现代企业在经营管理中需要对法律规则进行有效遵守，并且还需要注重随处隐藏的法律风险。当前，要想有效防范和解决合同签订产生的法律风险，企业需要提高风险防范的重视度，并且认清目前企业管理形势，对合同管理有所重视，加强法律风险的识别，促进科学有效解决对策的制定，为企业的合法权益提供保障，实现企业的全面发展和进步。

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