事业单位档案电子化思路探究

杨颺

摘要:为提高档案管理规范化水平，各事业单位不断鼓励和提倡档案实施电子化，通过信息技术手段将各类纸质档案进行存档、备案和管理，也逐渐成为事业单位档案管理体系中重要的档案类型。档案电子化在一定程度上提高了事业单位档案管理水平，这就需要加强事业单位档案电子化的研究。

关键词：事业单位；档案；电子化

引言

新时代，计算机技术已普遍应用于各事业单位的日常工作中，做好事业单位档案管理工作的电子化建设能够有效提高具体工作的效率与质量，有利于充分发挥自身职能。电子化时代给这项工作带来机遇和挑战，需要事业单位档案管理人员以发展的眼光看待问题，顺应时代发展趋势，在开展相关工作时不断调整管理策略、完善管理方法和优化管理效果，依托电脑等设备设施和电子化技术手段实现档案管理工作的电子化建设，不断提高事业单位档案管理工作的效率与质量。

1事业单位档案电子化优势

1.1档案管理更加规范

以计算机、扫描机、移动硬盘为代表的电子化设备，可以为档案管理人员提供更加高效的档案扫描、档案备份、档案检索功能。其中计算机可以通过分类和筛选等功能，进一步提高借阅人员借阅效率，节约档案室（馆）空间。传统的扫描机可以将纸质档案形成电子档，有利于长期电子化保管，避免突发事件对档案产生不可挽回的损坏。移动硬盘可以做到备份和专人保密保管。由此可见，档案电子化可以避免传统档案效率低、人工成本高、易分类错误、查阅不便等问题，可以较好地提高档案管理规范化水平。

1.2档案管理更加降本

传统档案管理多以文件、合同、凭证、照片及其他影像资料为主，整理和制作需要耗费大量的资金成本、人力成本和时间成本，借阅和查阅档案需要专门配备较大空间的借阅处。同时，纸质档案易因管理失误或不可抗拒因素而导致不可挽回的损坏、破坏等，有可能给事业单位造成巨大的损失。

1.3档案管理更加高效

档案电子化可以以搭建自有数据库为前提，确保安全的情况下，将电子化档案上传数据库或云端。在管理方式上采用授权和审批的管理模式，做好借阅人权限设定、审批流程和借阅痕迹化存档，便于事业单位各部门、各单位高效查阅档案，确保领导层高质量开展事业单位管理工作，有利于做好保密工作，避免重要档案泄露。

2事业单位档案电子化思路

2.1完善档案管理相关制度体系

完善的制度体系是事业单位档案管理人员开展相关工作的依据，也是保证档案管理工作效率与质量的重要基石。因此，事业单位领导和具体工作人员需要重视档案管理工作的电子化建设，以发展的眼光看待该问题，扩宽视野，吸收先进的管理理念与优秀经验，并以此作为参考完善本单位档案管理工作电子化建设相关制度体系。单位领导需要做好顶层设计工作，遵循国家相关要求，结合单位自身的具体情况和发展需求制定科学、合理的规章制度，规章制度内容要完全覆盖档案管理工作的整个流程，以此充分发挥制度体系的规范性职能。同时，规章制度需要包含每个相关工作人员的具体职责与工作内容，以此实现针对单位档案管理工作电子化建设的科学化管理，发挥规章制度的作用，为相关工作人员提供明确的工作指导和具体要求。规章制度中也要明晰相关领导与具体工作人员的职责和权利，做好科学、合理的奖惩机制，以此实现对员工具体工作行为的监督和引导，促进工作人员提高自身工作水平和工作积极性。规章制度中也要体现对电子档案安全性的重视，相关工作人员需要不断提高自身安全管理能力与技术水平，不断完善电子资料的安全管理机制，可以通过做好加密管理工作或设置安全密钥来保证电子档案资料的安全。科学和完备的制度体系能够在事业单位内部构建模范化和标准化的档案管理工作流程，以此引导相关工作人员重视电子化建设的落实与推进。在规章制度中也要体现对单位不同部门、不同岗位工作人员间协同合作的重视，促进具体工作人员间的协同合作，引导工作人员团结合作，共同做好档案管理电子化建设工作，强化其责任意识，避免出现因工作失误而导致工作人员互相推诿的恶劣现象。

2.2以数字档案馆建设促数据共享

实现信息管理和业务融合共享，为档案电子化提供可持续发展的环境是档案电子化建设的最终目的。一般来讲，综合集成系统将软硬件资源进行排列组合，打造成一体化的档案管理信息体系，形成相互贯通、信息共享、安全有效的有机整体。这个整体需要机关内部各相关主体的密切配合，也需要上级的服务要求和决策趋向有精准把握。在顶层应用的需求牵引下，在业务流程的总体框架内，综合集成软硬件、网络资源，为管理提供手段，为决策提供支持，更为整个行业或机构科学、高效运转，创造最大价值和效能提供电子化平台。

2.3加强电子档案保管

事业单位在进行档案管理时，要从转变档案管理观念开始，提高对电子档案保存的重要性的认识，强化统一管理系统的技术，确保数据的安全性。因此，归档团队要慎重地管理档案，并做出相应调整，档案管理电子系统也要与档案管理系统保持一致，要确保集成的档案管理系统中档案的正确性和真实性。使用标准化的档案管理电子系统，能够迅速收集并实现档案整理，对新的档案进行如实收集并归档，提高档案利用率。

2.4构建档案管理电子化监管机制

要严明工作纪律，建立档案管理责任追究机制，监督档案管理人员认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，高标准做好实物与纸质载体档案数字化和电子文件归档工作，提高档案工作创新能力。严格规范查阅程序，要严格设置档案查阅权限，明确审核标准、程序和要求，加强管理与监督，防止档案资料被篡改和伪造。强化日常监管，对档案管理部门实施全方位、多层次的共同监督，绷紧档案安全红线，最大限度地确保档案的真实性。

2.5重视档案管理队伍建设工作

事业单位可以结合自身实际情况和档案管理工作发展需求，扩充人员招聘数量，改善传统招聘模式中重视求职人员学历和工作履历的情况，将更多的招聘条件放在其信息技术专业知识储备与实践操作水平、思想道德修养和工作态度上，对于优秀人才可适当放宽对其学历和工作履历的要求。同时，事业单位应当重视档案管理工作人员的培养与考核工作，可以定期针对档案管理相关人员开展现代信息技术方面的培训与考核，提高其专业知识素养与实际工作水平，考核中成绩不佳的工作人员应予以适当的惩罚，以此充分调动其自我完善意识，提高其工作水平与主观能动性，有利于充分发挥档案管理人员的自身职能，推进事业单位档案管理工作的电子化建设。
结束语

在新时代背景下，事业单位充分运用信息技术实现档案管理工作的电子化建设，能够有效提高档案管理工作的效率与水平，保证单位档案资料的安全性，这也是顺应时代发展趋势的必由之路和实现事业单位可持续发展的必要措施，为事业单位领导和具体工作人员指明了方向，赋予其新的使命，也为其提出了更高的要求。事业单位档案管理人员需要充分认识到电子化建设的重要性，利用现代技术手段提高自身工作水平和工作效率，为事业单位的可持续发展贡献自己的力量。
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