临床试验机构质量管理体系文件的建立及文档的规范管理

孔美君张勋 郭颖梅

【摘 要】临床试验质量管理体系中，临床试验质量体系文件的管理是质量体系建设中非常重要的部分，对临床试验的实施与质量有着至关重要的作用。我院临床试验机构采用“全生命周期”管理方法，结合ISO9001:2015质量管理体系标准的要求，从体系文件制修订、审核、生效和培训等环节入手，建立和完善质量体系文件的四级结构，优化体系文件的各项管理流程，实现临床试验质量体系文件的标准化管理，为临床试验的实施和质量奠定坚实的基础，实现临床试验项目的高效运转。

【关键词】临床试验机构；质量管理体系；文档管理；ISO9001:2015

1 质量管理体系文件背景分析

文件，是一个规定机构行为及业务流程的准则。文件管理体系的优劣直接关系到一个临床试验机构整体的工作效率、工作质量。目前，部分临床试验机构文件管理体系比较陈旧，没有实施系统化管理，存在一些流程没有文件支持，许多文件可执行性差，文件不能有效受控等许多弊病。如何进行文件管理体系的优化升级，保证文件的系统性、动态性、适用性、严密性、可追溯性，简化业务流程，并确保文件对一切质量管理活动的正确指导，是当前势在必行的重要工作。

ISO900质量管理体系是国际上广泛应用的一种质量管理标准，旨在帮助组织建立和实施有效的质量管理体系，以满足客户需求、提高客户满意度，并持续改进组织的质量管理能力，主要强调的是以执行文件及实践理论、方法等的建立去为客户群体服务，逐步通过体系标准的改革、应用实践展现其全面、周到的服务，以满足管理基本标准，让客户群体放心、满意；其基本执行原则是深化改革及持续应用。

质量管理体系文件是企业质量管理体系运行法规依据和见证的信息及其承载媒体，它包括形成文件的质量方针和质量目标、质量手册 、形成文件的程序、组织为确保其过程的有效策划和运行控制所需的文件及质量记录等[1]。

2 文件全周期管理介绍

文件全生命周期管理包含从文件编制计划、文件编制、文件审批、文件生效（归档）、文件利用到文件作废的全流程管理。质量管理体系文件包括内部文件和外来文件，前者包含根据ISO质量管理体系要求建立的文件，如质量手册、程序文件、标准操作规程、记录表格等；后者一般指法律法规、行业标准、共识或指南等相关文件。文件控制的目的是确保现有的文件有效而不被误用，从而满足其三大特性，即：标准性、唯一性和适应性。文件控制包括药物临床试验机构可对其内容进行更改的受控文件的控制和不要求对其内容进行更改的非受控文件的控制。受控文件的重要特征是受药物临床试验机构控制并能对其进行更改。

3质量管理体系文件标准化管理介绍

本文根据ISO9001:2015质量管理体系标准要求及多年工作经验，对如何做好临床试验机构文档管理做总结，与同道分享质量管理体系文件的建立及文档的规范管理经验如下：

3.1文件控制管理的基本要求

临床试验机构办公室应建立文件管理程序，拟保证在相关使用场所，只有经审核批准的现行文件版本方可使用，并对文件的内审、修订、改版适时更换做出详细的规定，确定修改的程序和权限。此外，质量体系文件建立后，需建立一个现行文件版本的文档记录，包括文件的审批记录、发放记录及现行受控文件清单，以便于检索、管理。无效或已废止的文件应立即撤离使用场所，或加以明确标识以确保不被误用。任何部门和个人不得使用无效或废止的文件。

3.2 文件的制订

质量管理体系的文件化是以文件的方式来理顺管理程序，从而实现受控有序。为此，机构办公室在编制文件时思路应简约明晰，不能生搬硬套，而应在符合性和有效性中结合自身的具体情况找到结合点，吸收原有的实用性的管理经验，形成高效率的质量管理体系文件。

编制质量管理体系文件的过程实际上就是一个收集并消化吸收外部要求，梳理、调整内部职责和工作流程的过程。工作流程是责、权、利的载体，如果责、权、利不统一，工作流程不规范、不合理、

不清晰，是难以编制出简约明晰的体系文件的。

具体的编写原则为：满足并充分体现国内外法规、指导原则的要求，符合临床试验机构的实际水平和特点，从管理体系的整体出发，层次分明，相辅相成，协调统一；上下层次文件要相互衔接，质量手册符合要求，程序文件规定具体，SOP类文件技术性、实际操作性强。

3.3 文件的培训

在文件制订前，应对编写人员进行ISO9001:2015质量管理体系标准、质量管理体系文件编写和运行控制要求、质量管理体系文件总体构成及各类文件的具体内容要求的培训，进行质量管理体系各个过程和活动实施控制目标及对各自执行情况进行评价的准则的培训，为编写人员进行体系文件编写提供理论支持。文件制订后必须组织相关方人员，对文件进行内容宣讲，只有经过培训，相关方人员才能更好理解执行文件，减少出错率，提升质量。培训后的文件即可生效。

3.4文件的定期评审及修改

机构办公室根据文件的内容和现时的具体情况，定期组织文件使用者及执行者对文件进行评审、修订。评审的内容至少包含以下几个方面：①临床试验机构质量管理体系文件是否覆盖并满足ISO9001:2015质量管理体系标准的全部要素及所有要求，是否符合法律法规、国家标准、行业标准的相关要求；②文件的层次、结构是否合理，引导途径是否清晰；③文件是否为有效版本；④各级文件是否上下衔接、是否前后矛盾；⑤记录表格是否具有较强的可操作性。当文件需要修改时，应由申请人填写《文档变更申请表》，表中应填写修改原因、内容、修改申请人等内容，经审批后进行修改。修改后的文件经部门领导审核批准签名，培训生效后方可使用。修订的文件应尽快正式重新发布，发布同时应收回原作废文件。

3.5文档的内审

临床试验机构办公室应每年通过管理评审会议，把日常工作中

发现的不适宜的内容作为输入项，讨论是否修改及如何修改。此外，临床试验机构办公室每年还应将所有文件对照认可准则，对质量体系文件进行符合性、完整性、可操作性及有效性审查，判断其是否有利于质量体系的有效运行；如不利于质量体系的有效运行，则应制订并实施相应的整改措施，使体系文件能够满足质量体系总体设计功能。

3.6文件的更换

当文件修改过多或文件整体已不再适合体系要求时，临床试验机构办公室管理层应考虑对文件进行更换，更换后的文件需重新登记编号，加盖文档受控章。总之。文件是临床试验管理体系的基础，也是临床试验质量管理的根据。规范管理文档是质量管理体系有效运行、质量工作持续改进的保障[2]。

综上所述，通过对文件体系的改进，强化临床试验机构工作人员对GCP体系文件的监督力度，使GCP体系文件得到了从文件起草、审核、批准、修订、发放、执行、检查、收回到归档全过程的控制，提高了文件的科学性、目的性和有效性。通过对文件流程的优化，也进一步简化了工作流程，提高了工作效率。临床试验质量管理体系文件标准化管理模式，便于国内临床试验机构进行推广应用，利于提升全国临床试验的管理水平，推动国家临床试验事业的高质量发展。

参考文献

[1]国家质量技术监督局 ．中华人民共和国国家标准质量管理 体系标准(GB／T19001-2000)[s]．北京：中国标准出版社，2001．32．

[2]贾凡.谈文件生命周期理论[J],天津职业院校联合学报,2009,11(2)154-155.