测绘档案信息管理建设措施刍议

高丽萍1，岳云峰1，范婵娟2

2.包头市土地储备中心，内蒙古 包头 014030）

摘要：随着计算机技术、通信技术和空间技术的跨越式发展、国家改革措施的全面推进以及市场需求的扩展变化，测绘业务单位在不断革新生产技术手段，提供更丰富的测绘产品和更加便捷高效的地理信息服务，数量庞大且多样化的档案资源也随之而来，档案管理也自然成为测绘业务单位的必修课，测绘档案资源的充分挖掘和高效利用也对档案管理提出了新的挑战。

关键词：测绘档案；信息管理；措施

引言

伴随着科学技术的不断发展，测绘档案的管理工作正在逐步向前推进当中，建设数字化的测绘档案资料馆成为新时期发展的一项基础性工作。数字档案馆的特征在于所有的档案都具有模拟性以及数字化这两种储存形式，从档案的形成到最后的数字化管理，能够实现全过程的计算机技术的应用，实现网络化的查询以及多媒体的服务。

1新时代测绘地理信息档案的作用

1.1测绘地理信息档案是经济社会高质量发展的重要支撑

我国国民经济社会发展和建设的方方面面都与测绘地理信息应用有关，为国家经济发展规划提供基础保障，野外获取的测绘地理信息成果被广泛应用于国防安全、基础设施建设、生态环境保护、国土空间开发利用与保护等各个领域，在政府部门规划决策、城市运行、民生改善、国防建设等方面起着不可替代的作用。

1.2有利于提升档案资料的使用年限

首先，档案管理向信息化转型是要将信息管理系统引进档案资源管理工作中，利用电子数据的形式来储存并管理档案资料，一来可确保单位档案资料的完整性，二来能为后续的使用提供便利。其次，电子形式的档案不同于传统的纸质档案，在一定程度上节约了档案管理的成本，还可以提升档案处理的速度，相对于传统的档案管理工作来说，电子档案更加便捷，而且处理问题的速度更快。此外，促进档案管理信息化建设，还应避免因管理疏忽而导致的纸质档案流失，或因虫咬、潮湿等因素导致的档案损坏，影响档案的寿命。

1.3测绘地理信息档案是建设现代化智慧城市不可或缺的前置性条件

城市高质量发展离不开数字化。建设数字化城市，需要对城市地理信息要素、地物等基础信息进行精准、全面的采集、归类、处理、整合等。我国城市建设速度越来越快，城市化水平不断提升，一些特大城市、大城市均已经布局开始建设数字化城市。建设数字化城市不仅有利于提高政府部门管理效率和管理水平，推动治理能力和治理水平现代化，而且有利于促进城市居民日常生活的便利性，改善居民生活质量。因此，重视测绘地理信息成果档案管理，对于促进数字化城市建设具有十分重要的作用。

2测绘档案信息管理建设措施

2.1健全管理制度及标准

测绘档案信息化管理的首要条件，是遵循现有法律法规，并适应时代变化，明确档案管理业务流程，建立健全档案管理规范化制度、档案数据统一管理制度、档案业务全生命周期管理机制、信息资源共享机制、安全防护机制，完善档案资源开发利用机制，规范档案业务管理，保障档案管理现代化水平不断提升。信息化的前提是规范化和标准化，而规范化和标准化的严格执行，需要根据实施情况，完善监督措施，测绘业务单位需明确部门职责及岗位职责，完善包括档案收集汇总、整理著录、移交保管、统计鉴定、保密、销毁和调档利用等全周期各环节的制度，制订归档范围、分类方案、保管期限表等详细规范，明确档案整理方法以及监督检查措施，充分发挥制度、规范、标准的刚性约束力，避免人为误操作。

2.2开发升级软硬件系统

根据档案的使用频次和使用效率，合理选择存储介质，合理布设存储位置，形成以磁盘阵列、硬盘和光盘为基础的在线、近线、离线多级存储体系也是必不可少的环节。另外，还要加强软硬件系统运维，综合运用信息化智能化的新设备。开发建设软件系统应当注意以下几个方面问题：（1）设计软件系统要根据已有规范和标准，厘清档案业务流程，明确档案数据流；（2）要与档案管理人员密切沟通，明确需求，开展系统原型设计，确保软件功能的实用性；（3）要与档案业务人员广泛开展系统测试工作，及时修改升级系统功能，确保系统的稳定性；（4）要稳妥审慎，统筹考虑，合理解决历史档案资源与信息化管理系统数据库之间的平稳过渡问题。

2.3注重科学分类整理

历史档案的科学分类整理是档案信息化得以实现的基础性工作。科学分类便于高效管理和快速便捷查询。整理工作越细致，档案的可查询特征会越丰富。分类越科学，档案管理则越规范，档案查询越便捷。档案的数量、类型、状态和存储的基本情况应详细记录，档案的目录信息资源应收集汇总，常用档案和结构化的专题档案也应专门记载整理以备建立专题数据库。档案的分类有多种方式，基本的原则应以档案实体为对象，依据档案形成的时间、测绘区域、组织机构和载体形态等多种特征进行有序整理，可参照《中国档案分类法测绘业档案分类表》的标准统一划分类目，结合实际，设立合理、简明实用的树状分类索引，并考虑类目的扩展需要，预留类目扩展号。另外，还可根据实际需求按纸质与电子、涉密与非涉密、年份内与跨年份，或按项目来源、项目类型、测区、形成年份等进行分类整理。档案分类整理应当根据标准规范、整理方法以及为兼容信息化系统数据库而制定的信息化规则进行详细记录并核查，并借助信息化软硬件工具形成信息化整理成果，如实体档案理清目录数据，数字档案理清目录数据和元数据。为了兼顾档案利用及工作效率，实体档案的信息化，可以按计划分步骤实施。将有较高利用价值的重要实体档案优先进行信息化归类整理，再将其他档案通过扫描、拍照等手段进行信息化整理。电子档案的整理要特别注意重复档案剔除、规范化命名和档案相关属性信息补充完善等方面工作。

2.4建设安全保障体系

根据管理人员、硬件、软件等方面情况，健全安全保密规章，建立切实可行的保密防范机制，强化制度保障，档案管理、档案信息化系统的密码管理、档案库房日常维护等均应落实安全保密责任制。严格执行档案信息安全保障制度，规范执行收集、整理、归档、检索、利用等各项业务流程。检查完善档案保管场所防水、防火、防断电等安全防护措施，确保档案安全。定期核查存储介质性能安全性及所存储档案的可读性，确保档案存储介质稳定、档案存储环境可靠以及档案的完好。加强信息安全宣传，提高信息安全防范意识，依法依规开展档案管理工作。监督落实测绘档案的备份机制及安全管理责任机制，防止误删除误操作等人为因素对档案造成破坏，确保档案存储安全。严格监督执行定期销毁审批制度，保证先审批后销毁，防止档案无故流失。同时，要保障测绘档案资源的现势性，避免历史档案无序积累，浪费有效档案存储空间。

结束语

新时代测绘地理信息事业发展迅猛，现代化手段日益更新，各类测绘地理信息数据获取的周期越来越短，卫星影像实现月度覆盖，数字正射影像年度覆盖，体现出了档案数据更新频率越来越快，同时伴随着测绘地理信息档案利用的频率越来越频繁，服务的广度越来越大，应用的范围不断深化与拓展。适应新形势，新时代的测绘地理信息档案管理工作就必须要增强主动性，坚持守正创新，让测绘地理信息档案更好地服务国民经济社会发展。

参考文献：

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