法治建设视角高校人事档案信息化研究

赵乐森

摘要： 2020年6月，全国人大常委会全体表决通过了《档案法》，而且该项法律从2021年元旦起开始执行。本次颁布的档案法对上一版本进行了全面的补充与修正，从制度层面上对档案管理的相关流程作了全面的规定，符合当今档案管理信息化建设的发展需求，进一步完善高校人事档案管理工作，同时也增加了不少挑战性因素。本文首先阐述了法制建设视角高校人事档案信息化的意义，其次分析了现阶段存在的问题，最后提出了高校人事档案信息化的改革方法。

关键词：法治建设视角；高校人事档案；信息化

一、法制建设视角高校人事档案信息化的意义

2015年，国务院档案管理部门针对新时代背景下的档案管理工作进行了全面战略部署，并且强调需要将档案信息化管理作为推动全面信息化建设的关键环节。而且本次新颁布的档案法中也强调需要不断提升档案信息化管理质量，进一步加速我国政务管理能力朝着现代化方向发展。

档案管理信息化本质上需要运用信息化管理工具与平台对档案信息进行网络化与程序化管理，积极利用互联网数据资源以及先进的程序语言技术来推动档案管理模式的升级与变革，使得高校人事档案管理朝着信息化的方向去发展。而且档案信息化管理能够促进高校人才建设与人力资源管理，还可以有效保障档案的系统性、科学性、客观性以及可追溯性，是推动高校人事管理走向现代化发展的重要手段，一定程度上能够促进高校的一流学科建设以及推动高校的长期稳定发展。

二、现阶段高校人事档案信息化存在的不足

这几年以来，由于中央组织部与信息部出台了一系列现代化档案管理工作指示与制度方针，来促进高校档案管理工作朝着信息化趋势发展，高校人事档案管理工作在某些方面已经有了一定的进展，不过和档案管理实现全面信息化的目标还有很长一段距离。

（一）工作人员认知不足、缺乏信息化意识

首先，国内有些高校的档案管理工作者的思维还处于较为落后的层面，对档案信息化未形成全面系统的认知。负责档案管理的工作人员普遍采取的还是那种落后的手工模式，来完成资料的调取、审核、存储与利用等，他们不愿意运用新型的技术工具也不愿意去学习新的思想与理论。其次，高校的领导层与决策层在档案信息化管理方面未给予充分的关注。他们只是觉得高校发展的核心环节是教学活动、学术与科研研究以及日常管理等，不够重视档案管理工作。基于现阶段高度信息化趋势下，此类传统的管理认知严重阻碍了高校人事档案信息化发展进程。

(二)高校档案管理模式与作用机制落后，信息化基础薄弱

现阶段高校人事档案管理工作主要涉及到三大部门，分别是人事部门、组织部门以及档案馆，一些高校人事档案只是让人事部或者组织部去进行负责，但绝大部分高校采取的是分级管理机制。而教职工的人事档案与相关人事信息未形成同步的状态，具体的工作安排也是按照相应的标准来进行分工，本质上人事部与组织部是两个属性的部门。所以，人事信息与档案存在脱节现象，很难构建信息全面共享机制，这对档案的综合利用也带来了不少阻碍因素，也不利于档案材料的信息化收集与管理。其次，每个职能部门内部都有相应的网络资源管理平台，也未形成严格的管理机制，人力管理系统、组织部系统在信息采集方面都运用的是针对性的数据采集机制，和人事档案管理系统的适应性与匹配程度不高，组织部一般都是固定时间去进行数据收集、更正与上传，而人事档案材料的存储也很难保证同步性与时效性。实际档案管理环节，对相关数据与材料的更新较为滞后，一般都是一些短暂性工作，综合性不强，这就使得人事档案信息化建设进度较为迟缓。

（三）档案管理信息化扶持力度欠缺

中共十九大工作汇报中，提到了我国需要全面建设双一流大学，朝着世界高质量大学的建设目标而努力，在此背景下，促进了档案信息化的发展，但是不够完善。而且现实中，高校在档案信息化管理方面未投入充足的资金与政策扶持，使得匹配性的软件系统与基础设施都较为落后。而且未制定科学合理的信息化标准制度，信息化建设面较窄，未有效发散开来，使得高校人事档案信息化水平较低。

（四）档案管理信息化人才不足

绝大多数高校对人事档案信息化未形成全面系统的认知，使得进行人事档案管理的工作人员的缺乏信息化档案管理的相关知识与理论，人事档案管理工作者一般较为关注材料的采集与存储，在档案材料的综合利用方面未给予充分的关注。而且他们的综合能力水平不高，特别管理工作的人员不足，也没有进行系统的训练和培训，因此，很难促进学校档案管理工作的发展。

三、法制建设视角高校人事档案信息化的实现路径

（一）加强思想建设

本次修订的《档案法》中明确指出：政府部门需要制定针对性的方案与措施，提升全体人员的档案认知。作为高校人事档案管理工作者，需要在思想层面作出较大调整，充分关注人事档案信息化管理建设，定期给全体教职工开展人事档案相关的专题讲座与理论知识培训，推动高校人事档案管理信息化建设的稳定运行与发展。

（二）不断落实合作协调机制

此次颁布的《档案法》还明确强调：党政部门、企业组织以及一系列相关部门需要全面推动档案信息化管理建设发展，和在线电子业务办理系统形成一致的作用机制。高校人事档案管理部门与人事部门要建立有效的工作交流机制，促进相关信息的共享与利用，有效加速人事档案信息化建设进程。实际档案管理环节中，人事档案管理工作者还要有充分的创新意识，在管理模式、信息收集渠道、数据存储模式以及共享机制等方面积极创新，不断提升档案信息化的综合利用水平。各个职能部门与组织之间需要构建积极的信息交流与共享机制，共同推进人事档案信息化管理进程。

（三）推动专业人才建设与发展

本次修订的《档案法》中明确指出：我国需要积极推动高质量档案管理人才的培养，不断提升相关人员的业务工作能力。档案管理模式从一开始的实体形式材料管理朝着档案信息管理的趋势发展，档案管理工作者的信息采集、数据处理以及分析归纳水平等方面存在不足，无法满足当今档案管理信息化建设的发展需求。不过，也有一些专业的档案管理企业能够提供高度信息化的档案管理服务，不过基于深层次角度来说，推动高素质信息化管理人才建设非常关键。高校需要重视档案管理人才的高质量发展、不断提升档案管理团队的综合能力与思想觉悟，定期给全体教职工开展人事档案信息化管理相关的专题讲座与理论知识培训，有效推动高校人事档案管理信息化建设的稳定运行与发展。

（四）扩大资金支持力度

本次修订的《档案法》中还指出：档案管理部门需要根据国家制定的相关标准与流程配备针对性的基础设施与管理手段去有效保障档案的安全。高校人事档案管理现阶段主要存在两大类模式，第一是较为传统的纸质档案，第二类是部门采取电子化管理模式，主体上还是纸质档案管理模式。人事档案管理的基础设施较为落后，纸质档案也未落实电子化管理，档案网络数据库也不符合高校的实质发展需要。高校需要提供相关资金的支持来采购针对性的信息化档案管理设备以及大数据处理系统。首先是不改变如今纸质档案存储模式，其次是确保信息安全的基础上，将纸质材料最大程度的上传系统，便于后续的电子化管理与动态管理，也能够有效提升人事档案的综合利用水平。

参考文献

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