浅谈工程建设项目档案的管理工作

洪艺维

摘要：档案的管理工作是工程建设项目中重要的一个环节，档案的保存与管理工作做到位，能提整个工程的业务质量，因此，工程建设项目档案的管理工作对公司的发展至关重要。本研究立足于工程建设项目管理工作的现状，对其中档案管理工作存在的问题进行分析，以期为改善档案管理工作，提升档案管理项目效率尽一份力量。

关键词：档案管理；时效性；流动性；信息化；

社会经济的迅速发展推动了信息时代的发展，在纷杂的建筑工程项目工作中，每项工作之间有着千丝万缕的联系，档案管理的重要性往往被非档案管理专业人员所低估。档案资料是一切工作落实的证明者，所以档案管理工作显得越来越重要。档案资料体现了建设工程人员的结构的真实写照， 对档案管理工作的重视是管理者的工作职责。我国信息网络的发展使信息资源不断向网络扩展，实现了全球经济和信息一体化，档案工作出现了新的转变和面临着更好的发展。 然而，从目前我国工程建设的档案管理工作来看，工程档案管理工作并不乐观，甚至有些管理方法还停在比较落后的年代，这与信息化时代的管理观念形成较大的差距。不言而喻，这对档案信息采集利用产生了一定的消极影响。

一、工程档案时效性

在一项工程正式开始之前，会又很多的工作要提前准备，这些准备工作的完成，预示着工程的正式启动。在建设项目实施过程中，会发生大量的洽商变更文件，此类文件需要建设单位、监理单位、设计单位及施工单位的相互配合。在项目实施过程中堆积的档案文件不及时处理好，会妨碍后面的工作，甚至会造成经济上的损失。目前，我国建筑工程中的普遍现状是专职管理单位资料档案的工作人员缺乏。许多公司为了节约成本，会聘请非专业性的人员承担这份工作，也会让公司的行政文员承担这份工作，但都是只给予少量的报酬。大多数情况是管理档案的工作人员是身兼多个项目，在每个项目分配上管理资料的时间相对较少，由于缺乏充裕的管理时间，在资料上的管理效率大打折扣。长此以往，公司的管理效率被降低，资料的额管理任务更加加重。

二、档案管理人员流动性大

由于管理工作通常被误解为是一项十分容易的工作，导致档案管理工作者在处理这项工作的时候就存有不在乎的思想。再加上处理资料管理和档案管理是一件替代性较强的工作，所以在这个岗位上的工作人员的流动性也很大。档案资料缺乏系统性的处理，就间接导致了资料的不完整或不完善。同时，由于工资在招聘资料管理人员的时候，没有考察应聘者的专业技能或是专业性，在应聘人员上岗之后，许多单位的资料员专业不对口，没有受过专业培训就直接上岗，面对投资大、子项多的工程资料无从下手，只是对收到的工程资料进行简单的归档，并没有区分前期审批资料、过程技术资料、行政资料、经济资料等，造成了档案收集不规范、查找起来不方面。在市面上，只有极少数的专业性的档案管理人员选择进入私企或是小型的项目中来，大部分专业人员已经被大企业或是国家企业聘用了，所以就这更加缩小了工程项目这个资料专业管理人才的队伍。

三、档案管理工作方式有待信息化

目前，大部分工程项目的管理工作还停留在“一个盒子、一个柜子、一把锁子、一个房子”的阶段，即是用比较老式的方法去对资料进行管理。比如，把工程项目中的相关资料分类进行整理，或是以主题进行整理，然后将这些整理好的资料装在案卷盒中，放入文件柜中，

再用锁把办公室锁起来。这样的整理方式还停留在80年代。如今，已经进入了21世纪，电子化、信息化技术已经炉火纯青，然而再用落后的方式去进行资料管理，不仅不能促进管理工作的进步，还会导致工作中出现一些业务问题，比如，纸质版的资料储存的年限比较短，容易丢失。纸质版的资料储存内容相对要少，而且还缺乏系统性。由于资料的保管是一项长时间的工作，也是一个比较漫长的过程。所以，档案资料的管理需要信息化和现代化。从现在的科学发达程度来看，电子版的档案储存资料管理是最佳的方式，因为电子版的资料管理既省时间，又省空间，还省人力，保管的年限还很长，容量也非常之大。

四、档案信息的安全性不稳定

资料管理工作如果缺乏一个专业的人员负责，那么整个保管工作的安全性有待提升。若没有系统的管理工作，就可能出现信息被泄露的情况。同时，也有可能产生一些关于企业生死存亡的信息。因为我们在日常的企业经营中忽视了档案管理工作的重要性，那么在关键时刻也只能是无据可争。例如，遭遇不可抗力的自然灾害，档案资料有可能被损坏，有可能被丢失，也有可能缺失了完整性，这些都是应该被考虑的问题。而作为一名管理者，都应该时刻考虑着这个问题，因为保存资料的完整性是档案管理员的第一职责，档案资料的保管就是工作开展的有力证明，也是完善后期工作的有力基础。如果重要资料没有被妥善管理，不仅会让文件凌乱堆积，也会导致公司业务不能清晰化。那么不仅是公司的损失，还会影响管理工作者的工作绩效，甚至会对公司后面的工作程序进行干扰。

五、项目中的各主体对档案管理工作的重视程度不够

项目中的资料管理是建立在双方约定内容的基础之上建立的，所以各方应该依据合同约定之时的条款来进行义务履行。在工程项目中，双方的主体往往会把工作的重心放在施工队伍组织、工程进度、技术质量、安全生产、 风险管理和成本控制等方面，对各个活动环节的安排也会专人专位，责任明确，分工负责。而对档案资料的管理却疏于重视，很少有工程项目会安排专业的管理人员对资料进行系统管理，往往是由各个部门管理各部门的资料，而不会将各部门之间的资料进行一个系统整体，统一保管，如此以往，势必会造成多头管理等于无人管理的现象。档案管理涉及工程施工的各个环节，贯穿工程项目实施的整过程，只有管理好基础的档案资料工作，后续的环节才会依此有序开展下去。因此，作为一名高层管理者，不仅要把工程项目的大布局收于心中，还要着眼在各个细节方面，尤其是基石性的工作。同时也要开展增强全体工作人员的档案意识，确保工程项目中的档案资料管理工作做到标准化，完善化。

参考文献：

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[2]董蓓蓓.赵霞.浅谈工程项目档案的管理工作[J].企业研究,2012(22):76-78.

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